Invito digitale per un congresso di 300: quanto costa

Sono le otto e mezza del mattino e davanti al tavolo dell'accredito c'è già la coda. Trecento persone, trecento badge e un elenco che qualcuno sta aggiornando a penna mentre il primo relatore cerca il suo nome. Il congresso non salta per la grafica della locandina: salta lì. Se stai cercando il prezzo di un invito digitale per un congresso di 300 partecipanti, la parte buona è che si crea e si invia lo stesso giorno dal catalogo, senza installare niente.

Quello che segue non è un elenco di funzioni. È il conto di cosa costa far arrivare 300 persone nella sala giusta, all'ora giusta, senza che nessuno resti fuori dall'elenco. Qui sotto trovi quanto costa un invito digitale, cosa si porta via dal tavolo dell'accredito e cosa invece resta fuori.

Il tavolo dell'accredito costa più del design

Fai il conto della mattina. Trecento persone, trecento badge e un elenco che una sola persona aggiorna a mano mentre la coda aspetta in piedi. Il budget della stampa se ne va nel dossier e nella card: spostare la sala B nella sala A all'ultimo minuto vuol dire ristampare trecento pezzi o distribuire fogli volanti.

• Ogni conferma che arriva su WhatsApp e finisce copiata in un foglio di calcolo è un errore che aspetta la porta: un cognome scritto male, un doppione, qualcuno che resta fuori dall'elenco.
• L'elenco lo tiene in mano una persona sola, la mattina stessa, con trecento persone davanti.
• Cambiare sala all'ultimo minuto significa ristampare trecento pezzi o distribuire fogli volanti.
• Chi si è iscritto due volte occupa due posti e ne lascia uno vuoto in prima fila.

Quanto costa un invito digitale per un congresso di 300 partecipanti

Su Send The Joy un invito digitale costa 29,99 EUR per invito, con pagamento unico e senza abbonamento. Diviso tra 300 partecipanti sono circa dieci centesimi a persona, non una quota che si rinnova ogni mese. Su questo gli inviti digitali sono semplici: un prezzo, non una tabella da interpretare.

Non c'è nessuna tariffa per partecipante né per invio. Lo stesso link si condivide con tutti e 300 in una mail interna, nel gruppo dell'organizzazione o con un QR proiettato sullo schermo della sala. Prima di pagare provi il design in modalità prova e modifichi la copertina; con l'acquisto si sbloccano tutte le scene dell'invito, non solo la prima.

Il costo di un invito digitale si misura al tavolo dell'accredito, non sulla copertina.

Conferme, cambi dell'ultima ora e cose che l'invito non fa

Le conferme arrivano dentro l'invito, in un elenco ordinato, e le domande del modulo RSVP le configuri tu in base a quello che ti serve sapere. Basta rincorrere trecento persone una per una. Se il congresso si sposta dall'auditorium alla sala plenaria, cambi il luogo e la mappa e il link resta lo stesso: i 300 invitati vedono la versione aggiornata senza ricevere una seconda mail. Cambiare orario, dress code o frase di copertina non obbliga a ristampare né a rimandare niente.

Sii chiaro anche su cosa l'invito non fa: non raccoglie allergie né menu, non assegna tavoli e non scansiona biglietti. Per quello serve un altro strumento. E se una parte dei 300 vuole la carta, la scelta sensata è combinare: link per tutti e qualche copia stampata per il comitato organizzatore o per i relatori che la tengono.

Perché un invito digitale regge un congresso da 300

È una pagina web dell'evento, non un PDF né un'immagine: si apre dal telefono, dal tablet o dal computer senza installare nessuna app, e il contenuto si può configurare in italiano, inglese, spagnolo, catalano, francese, portoghese o tedesco se aspetti partecipanti internazionali. Prova la copertina del tuo congresso prima di pagare: quando il numero è chiaro, l'invito digitale di Send The Joy resta a 29,99 EUR e si modifica tutte le volte che serve, con lo stesso link già in mano agli invitati.