Invito digitale: prezzo per un evento aziendale da 150 ospiti

Mancano quattro giorni alla convention e nella chat del team gira ancora la stessa domanda: «a che ora si entra?». Il messaggio con i 150 indirizzi in copia nascosta è partito due settimane fa e nessuno sa dire quante persone hanno confermato. Il prezzo di un invito digitale per un evento aziendale da 150 ospiti si decide qui, prima di scegliere il design: se il conto dipende dal numero degli invitati, prima o poi il conto non torna.

Non serve un'agenzia e non serve un ticket per ogni persona. Un invito digitale si crea e si invia oggi stesso dal catalogo, e le risposte finiscono in un elenco solo. Qui sotto trovi come si calcola il totale, cosa succede quando la lista cresce e cosa chiedere prima di pagare.

Invito digitale per 150 ospiti: dove l'email smette di funzionare

Fino a cinquanta invitati l'email regge. A centocinquanta si sfalda: le risposte si sparpagliano tra un «presente» su WhatsApp, un «forse» detto al telefono e tre persone che il messaggio non l'hanno mai aperto.

• Una lista di 150 indirizzi in copia nascosta restituisce risposte sparse e nessuna conferma chiara: il giorno prima qualcuno chiede ancora l'orario in chat.
• Il costo vero non è il design. Sono le tre persone che per una settimana rincorrono le conferme una per una.
• Da cento invitati in su, ogni modifica (orario, sala, codice di abbigliamento) obbliga a rimandare il messaggio a tutti e a correggere chi aveva già letto la versione precedente.
• Se tra gli ospiti ci sono colleghi di filiali estere, all'email va aggiunta a mano una seconda versione in un'altra lingua.

Quanto costa un invito digitale per un evento aziendale, senza scaglioni

Da noi il prezzo è uno: 29,99 EUR per invito, pagamento unico. Non c'è una tariffa per invitato e non c'è un abbonamento mensile che continua a scalare dopo l'evento.

L'importo è lo stesso per 150 ospiti e per 30: aggiungere nomi alla lista non muove il budget. Confrontato con 150 cartoncini stampati, buste e spedizione, il conto non cresce con il numero degli invitati: paghi l'invito, non la tiratura. E l'ospite apre il link nel browser del telefono, senza installare niente.

A 150 ospiti il preventivo non si rompe sul design: si rompe sulle tre tornate di modifiche mandate a tutti.

I tre cambiamenti che fanno saltare il budget

Spostare la sala a due settimane dall'evento, cambiare l'orario dell'aperitivo, aggiungere la mappa o il codice di abbigliamento. Con il cartaceo ogni ritocco è una ristampa; con l'invito digitale apri l'editor, cambi il testo e il link resta lo stesso.

• Spostare il luogo: con il cartaceo ristampi 150 cartoncini, li rispedisci e avvisi chi il vecchio messaggio non lo legge più.
• Cambiare l'orario del cocktail dalle 19:00 alle 20:00: nell'invito digitale modifichi il campo e il link rimane quello.
• Aggiungere una frase, la mappa o il codice di abbigliamento: non rimandi niente, ogni ospite vede la versione aggiornata quando apre il link.

Le domande da fare prima di pagare, in Italia o all'estero

Chiedi sempre il dettaglio: design, numero dei partecipanti, lingue e modifiche successive all'invio. In Italia, in Francia o in Germania molti fornitori quotano per unità o a scaglioni, e il conto cambia appena la lista si allunga. Ricorda che gli inviti digitali si possono configurare in sette lingue, italiano compreso, se la platea è internazionale.

• Il prezzo è un pagamento unico o si rinnova ogni mese?
• L'importo cambia se la lista passa da 150 a 200 ospiti?
• Si può modificare l'orario o il luogo dopo aver mandato il link?
• Le conferme arrivano in un elenco ordinato o in una mail sciolta?
• Quante lingue entrano nel prezzo e ogni versione in più si paga a parte?

Con 150 ospiti il budget si decide su un foglio di calcolo e si perde in tre tornate di modifiche. Scegli un invito digitale a prezzo chiuso: 29,99 EUR una volta sola, le conferme dentro la pagina e il link che continua a funzionare anche dopo l'ultimo cambio di orario.