Invito digitale evento aziendale: accreditamento stampa

Sono le 8:50. L'ingresso stampa apre alle 9:00 e davanti al banco c'è già la fila. Ognuno ha in mano un telefono con una mail di conferma diversa e tutti fanno la stessa domanda: dove ritiro il badge? Il badge non c'è, perché le adesioni sono arrivate in tre caselle diverse e nessuno le ha ancora lette.

Il problema non è la stampa. È che l'invito era pensato per gli ospiti, non per chi deve scrivere. Un invito digitale per eventi aziendali con la stampa fa tre cose in più: tiene insieme le adesioni, scrive nero su bianco quando si può pubblicare e resta aggiornato anche se il via libera si sposta di un'ora.

L'accredito stampa dentro un invito digitale per eventi aziendali

Se l'invito è una pagina web e non un PDF, chi si accredita risponde dal telefono in mezzo minuto. Compila il modulo di conferma e quello che scrive resta dentro l'invito, non in una conversazione che dopo due giorni nessuno ritrova.

• Nome della testata, del giornalista e ruolo come campi del modulo di conferma: li configuri tu, puoi aggiungere «Viene anche un fotografo?» o togliere quello che non serve.
• Le adesioni arrivano in una lista ordinata dentro l'invito: non si perdono fra risposte alle mail e messaggi WhatsApp.
• Orario di apertura dell'ingresso stampa e numero di telefono di chi risponde, scritti nella pagina e non in fondo a una catena di quindici risposte.
• Il link si manda con un messaggio o si mostra come QR: chi lo apre vede la versione corrente, senza installare nessuna app.

Se aspetti anche una testata straniera, il sito è in sette lingue e il contenuto dell'invito si può preparare in un'altra lingua: è la stessa pagina, non un secondo invito da mandare.

L'embargo si scrive con data, ora e un nome

«Libero da lunedì 14 ottobre, ore 17:00» funziona. «Dopo il keynote» no: obbliga la redazione a indovinare, e chi indovina male pubblica prima del tempo.

Nell'invito puoi dedicare una scena alla redazione: lì stanno il momento di pubblicazione, la finestra per le interviste e la persona che conferma il via libera. Due frasi chiare valgono più di mezza pagina di condizioni, e restano modificabili fino all'ultimo.

Un embargo scritto in una riga con data e ora: chi deve scrivere non deve chiamarti per capirlo.

Se l'orario cambia, il link resta lo stesso

La sala si sposta dalle 11:00 alle 12:30. Modifichi l'invito e chi lo riapre legge la versione nuova: stesso link, stessa pagina, nessun allegato da rimandare. Vale anche per l'ingresso, il parcheggio e le indicazioni per arrivare. La versione vecchia sparisce quando pubblichi quella nuova, e due colleghi che aprono lo stesso indirizzo vedono la stessa cosa.

Niente PDF in casella

L'invito è una pagina web: si apre nel browser, senza app e senza download. Il carta resta dove ha senso, cioè qualche copia stampata per l'archivio dell'ufficio stampa, con il link per tutti gli altri. Promemoria automatici non ce ne sono: chi non risponde tre giorni prima va chiamato, e quella chiamata mettila in conto.

Non stai vendendo posti: stai passando informazioni a chi deve scriverne. Prova l'invito gratis, apri la scena per la redazione e guarda come sta scritto l'embargo. Paghi 29,99 EUR una volta sola, se ti convince.