Invito digitale per congresso: quanto costa e cosa paghi

Martedì mattina, tre giorni prima del congresso. La plenaria del secondo giorno slitta di un'ora e la cena di gala cambia sala. Il programma è già stampato, il PDF è già partito con la mail di conferma, e in segreteria qualcuno deve rifare tutto e avvisare duecento persone una per una.

Il problema non è il numero di iscritti. Sono i cambi dell'ultimo minuto. Un invito digitale si sceglie dal catalogo e si invia oggi stesso; quando la sala cambia, apri il testo della scena, correggi e pubblichi. Il link resta lo stesso per tutti.

Cosa fa salire il conto: tre cambi dell'ultimo minuto

Il preventivo di un invito digitale per congresso non dipende da quanti partecipanti aspetti. Dipende da quante volte il programma si muove dopo il primo invio. Questi tre casi capitano quasi sempre.

• La plenaria del giorno 2 slitta di un'ora: vanno rifatti il blocco del programma, il PDF e la mail di conferma. Tre pezzi, tre revisioni, tre firme.
• La cena di gala cambia sala: bisogna ristampare i biglietti e avvisare uno per uno chi aveva già la mappa salvata sul telefono.
• Entra un relatore internazionale e l'invito va pubblicato anche in inglese: con il layout chiuso in una sola lingua, è ricominciare da metà design.
• Cambia il codice di abbigliamento della cena: una riga di testo, e sul cartaceo si ristampa tutto da capo.

Quanto costa un invito digitale per un congresso, voce per voce

Qui i numeri sono semplici. Un invito digitale di Send The Joy costa 29,99 EUR, pagamento unico per invito: nessuna tariffa per partecipante, nessun abbonamento, nessun costo extra quando arriva il terzo cambio di sala.

Con il cartaceo il conto si somma: grafica, tipografia e spedizione si pagano di nuovo a ogni ristampa, anche se cambia solo l'orario della cena. E poi ci sono le ore di segreteria: ogni giro di modifiche su un PDF allegato è una mail di andata e ritorno prima di poter pubblicare qualcosa.

Il budget di un congresso non si gioca sul numero di invitati: si gioca su quante volte il programma cambia dopo il primo invio.

Inviti digitali per congressi: il costo nascosto di ristampare e reinviare

La scheda che resta al banco di registrazione è un iscritto di cui non sai nulla: senza conferma non sai quanti siete. E rincorrere le adesioni su WhatsApp è lavoro di qualcuno — un foglio di calcolo, nomi incrociati a mano, lo stesso messaggio ripetuto a chi manca. Nell'invito digitale le conferme arrivano dentro la stessa pagina, in una lista ordinata, con le domande che decidi tu.

C'è anche il costo dell'informazione sbagliata: quando il sito del congresso dice un orario e il PDF allegato ne dice un altro, l'iscritto sceglie quello che gli conviene. E tu lo scopri al banco di registrazione.

Il programma cambia martedì: cosa succede al link

Modifichi ora, sala, mappa o una frase e pubblichi: il link è lo stesso, quindi non devi reinviare buste né stampare un allegato. Chi apre l'invito vede la versione aggiornata. Se il comitato vuole carta, la scelta sensata è mista: link per tutti e poche copie stampate per chi le terrà. Nessuna app da installare: si apre nel browser del telefono, in taxi o in fila al banco di registrazione.

Prima di firmare, metti nero su bianco tre cose: quante modifiche prevedi dopo il primo invio, in quante lingue va pubblicato l'invito (il contenuto si può configurare per lingua, e il sito è in sette) e chi aggiorna il link quando la sala si sposta. Poi metti il budget dove si muove davvero: 29,99 EUR per un invito digitale che il martedì si può ancora correggere.