Inviti per l'onboarding: il primo giorno è un evento

Giulia comincia lunedì. Il giovedì prima, alle 21:40, le arriva un link: è l'invito per l'onboarding dei nuovi dipendenti. Lo apre dal divano e vede il suo nome, il ruolo, l'ora del caffè di benvenuto, la sala, il nome di chi la aspetta in reception e quattro foto di persone che ancora non conosce. Prima di chiudere il telefono sa già dove andare e chi cercare.

Il primo giorno si progetta prima del primo giorno. Un invito digitale per il benvenuto fa una cosa sola, ma la fa bene: mette orario, sala e punto di ritrovo in una pagina che si apre in dieci secondi. Chi arriva non deve chiedere niente a nessuno, e tu non passi la domenica sera a rispondere a messaggi.

Inviti per l'onboarding: il link parte il giovedì

Tre o quattro giorni prima è il momento giusto. La persona nuova apre il link dal telefono, magari dalla cucina, e ha già chiaro a che ora è il caffè di benvenuto, in quale sala si tiene e chi la riceve all'ingresso. Non serve installare niente: si apre nel browser. Il link lo mandi una volta nel gruppo del team, e nessuno il lunedì mattina chiede a che ora era.

• Nome, ruolo e data di inizio sulla copertina, così il link si riconosce a colpo d'occhio.
• Orario, sala e punto di ritrovo scritti identici a come stanno sul contratto.
• Una foto vera del team in ufficio, non il logo generico della direzione.
• Il link aperto e provato sul telefono, non solo sul computer.

Solo le domande che userai davvero

Nel modulo di conferma lascia due o tre domande, quelle che poi userai: se viene al pranzo di benvenuto e se preferisce il giro dell'ufficio la mattina o il pomeriggio. Poco altro. Ogni domanda in più è una domanda a cui non darai risposta.

Le risposte arrivano in una lista ordinata dentro l'invito stesso. Nessuno deve rincorrere messaggi su WhatsApp o ricopiare nomi a mano. Quello che il modulo non raccoglie — allergie, menù, come arrivare — si chiede a parte, sul canale che usate già con le risorse umane.

Il primo giorno non si improvvisa il lunedì mattina: si scrive il giovedì prima.

Una scena per ogni momento del giorno 1

L'invito è una sequenza di scene. La copertina porta nome, ruolo e data di inizio. La scena dell'arrivo dice indirizzo, piano, ora e chi aspetta all'ingresso. La scena del team raccoglie fino a sei foto, ognuna con nome e funzione. L'ultima chiude la giornata: dove si pranza il primo giorno e a che ora si finisce. Se la sessione di benvenuto passa dalla sala 3 alla sala grande, cambi testo e mappa: chi apre il link trova la versione nuova. Le foto si possono sostituire anche dopo la pubblicazione.

La carta, solo per chi la conserverà

L'invito è digitale: non si stampa e non si spedisce niente. Se qualcuno in azienda vuole una copia di carta, la cosa sensata è combinare: link per tutto il team e due o tre copie stampate per la scrivania della persona nuova. Chi apre il link ha bisogno di un telefono, un tablet o un computer con connessione. Un invito digitale di Send The Joy costa 29,99 EUR, si paga una volta sola e si modifica tutte le volte che serve, sempre con lo stesso link e la versione più recente. Prova la copertina della prossima assunzione in modalità prova e pubblica quando ti convince.