Inviti per evento aziendale: diete speciali e catering

Quaranta persone a pranzo, tavoli lunghi, il menù già scelto. Due non prendono il lattosio, una è celiaca, uno non mangia pesce. Non è una dieta speciale: sono tre piatti diversi e un vassoio preparato a parte. Se la cucina lo scopre quando i camerieri entrano in sala, qualcuno finisce con pane e acqua mentre gli altri prendono il secondo. Ed è qui che gli inviti per evento aziendale servono davvero: la lista di chi mangia cosa si costruisce prima, non in sala.

Per questo la lista delle diete si chiude prima di firmare con il catering, non davanti al piatto. Non serve un gestionale: serve una domanda scritta bene, una risposta con il nome sopra e un foglio che la cucina capisce a colpo d'occhio. Chi ha un'allergia grave lo sa da anni e lo dice subito, se glielo chiedi in tempo.

Inviti per evento aziendale: le allergie si chiedono prima del menù

Chi organizza pensa alla sala, all'orario, al parcheggio. Le intolleranze sembrano un dettaglio dell'ultima ora, e invece sono il primo dato che il catering chiede. Un nome con la sua necessità concreta si può cucinare: «Marta, senza glutine e senza tracce» funziona, «c'è gente con intolleranze» no. Il numero di piatti diversi si conta dai nomi, non dalle impressioni. E il conteggio si chiude prima, perché spesa e preparazione partono giorni prima dell'evento.

• Una sola domanda aperta: «C'è qualcosa che non puoi mangiare o bere? Scrivilo con il tuo nome».
• Un esempio tra parentesi: «per esempio senza glutine, senza frutta secca, vegetariano».
• Il nome accanto alla necessità: «senza lattosio» da solo non fa sedere nessuno al posto giusto.
• La gravità scritta: tracce o forma severa cambiano la preparazione in cucina.

Una domanda chiara batte un modulo da venti campi

Nell'invito configuri le domande del modulo di conferma, con il testo che decidi tu. Una domanda aperta raccoglie più informazioni di cinque caselle che nessuno compila. Senza esempio, metà delle risposte resta vaga e in cucina non arriva niente di utilizzabile. Con l'esempio tra parentesi, invece, la risposta è già pronta per essere copiata.

Le conferme arrivano dentro lo stesso invito, in una lista ordinata: le leggi lì, non le rincorri su WhatsApp né ricostruisci la lista a memoria. Gli ospiti non devono installare niente: aprono il link e rispondono dal telefono. Prendi quello che serve e passalo al catering nel formato che ti chiedono.

Cosa l'invito non fa

Nell'invito non c'è un menù a tendina degli allergeni né un modulo per i menù. L'invito raccoglie le risposte alle domande che scrivi tu, e quelle le passi tu alla tabella della cucina. Se il catering ha un suo foglio o un suo elenco, tieni una copia anche in quel formato: l'invito non lo sostituisce.

La differenza tra un pranzo che fila e un piatto ritirato sono tre colonne scritte bene, chiuse il giorno prima.

Il catering vuole tre colonne, non una novella

Trasforma quello che arriva in una tabella a tre colonne: nome, necessità (senza glutine, senza lattosio, senza pesce, vegetariano) e una nota sulla gravità (tracce, severa). Se l'evento ha dei tavoli, aggiungi a quale va ognuno: il cameriere deve sapere dove mettere il piatto senza chiedere ad alta voce davanti a tutti. Per un'allergia grave non fermarti al campo di testo: chiama quella persona, fai confermare per iscritto e avvisa la cucina a parte. E lascia il nome e il numero di chi parla con la cucina il giorno stesso. Un invito digitale di Send The Joy costa 29,99 EUR, si condivide con un link e si può modificare anche dopo l'invio: se cambia la sala o l'orario, chi apre il link vede la versione aggiornata. Prova una copertina gratis e porta la lista delle diete già chiusa al primo caffè.