Inviti di compleanno paella: 60 invitati e un prezzo

Domenica sera, nel gruppo WhatsApp del compleanno ci sono sessanta persone e quarantadue messaggi. Nessuno ha ancora scritto nero su bianco se viene. Il padre di Marco ha già ordinato una paella da ottanta centimetri al ristorante di quartiere, e prima di aprire il catalogo degli inviti di compleanno paella gli serve un numero entro giovedì.

Il numero non arriva dalla chat, arriva da un modulo con Sì e No. E cambia tutto: con 1.200 euro di budget e 48 confermati ogni invitato costa 25 euro; se i confermati diventano 60, lo stesso pranzo costa 20 euro a testa. Stessa paella, due prezzi diversi.

Inviti di compleanno paella: prima il conto, poi il riso

La divisione si fa prima di chiamare chi cucina, non dopo. Dal budget togli quello che non è cibo — tavoli, sedie, tovaglie — e dividi per i confermati reali. Se i confermati calano, il prezzo a testa sale: è aritmetica, non un problema del cuoco. E non è una cosa da decidere la mattina stessa.

• Budget totale diviso confermati reali: fai il calcolo il giorno in cui chiudi le conferme, non una settimana prima.
• Conta chi viene, non chi hai invitato. Tra 44 e 58 persone c'è la differenza tra un giro di antipasti e due.
• Scrivi cosa entra nel prezzo a testa: riso, bevande, pane, dolce, tavolo e sedie. Un patio a Valencia e una casa di campagna con tutto a noleggio non costano uguale.
• Chiedi al cuoco quante teglie servono per il numero che hai: una paella per 60 non è una padella più grande, è più fuoco, più tempo e più mani.

Le conferme prima di comprare il riso

Un gruppo da 60 persone non dà un numero affidabile: c'è chi risponde con una faccina, chi scrive «dovrei esserci» e chi non legge. Un modulo con Sì e No, e con il numero di adulti e bambini, dà un numero. Le domande del modulo di conferma si configurano, e le risposte arrivano dentro la stessa pagina, in un elenco ordinato. Niente caccia alle risposte su WhatsApp. E se in famiglia c'è un ramo che legge in un'altra lingua, l'invito si può scrivere in italiano, spagnolo, inglese o tedesco.

La pagina si può modificare anche dopo averla mandata, e il link resta lo stesso: se alle 11 si annuvola e la paella si sposta sotto il portico, nessuno resta con l'indirizzo vecchio. Per allergie e intolleranze, invece, il modulo non serve: raccoglie conferme, non cartelle cliniche. Chiama o scrivi direttamente alle sei o sette persone che sai già che ne hanno, in un pomeriggio preciso. Segnale su un foglio a parte — «senza crostacei», «senza glutine», «senza frutta secca» — e passalo a chi cucina insieme al numero esatto dei commensali. Un «qualcuno non mangia tutto» non serve a niente.

Il numero dei confermati decide il menu, non il contrario. Tutto il resto viene dopo.

Quanto costa e cosa cambia

Un invito digitale di Send The Joy costa 29,99 euro per invito, pagamento unico e nessun abbonamento. Si prova gratis modificando la copertina, poi si sceglie il design e si pubblica con un bottone: le conferme arrivano nella stessa pagina e il link resta valido anche se cambi ora, indirizzo con la mappa o codice di abbigliamento. Con il numero davanti, il prezzo a testa e il riso smettono di essere una sorpresa. Prova il design gratis e manda il link con l'ora esatta in cui si accende il fuoco.