Evento aziendale: barca o hotel, come invitare

Sessanta colleghi, una data già fissata e due preventivi aperti sul portatile. Per un evento aziendale barca o hotel sembrano quasi la stessa cosa: stesso numero di persone, stesso budget a testa, stessa cena. Poi guardi l'orario di partenza e capisci che non lo sono.

Cambia l'ora. Cambia il punto di ritrovo. Cambia cosa scrivi nell'invito e quanto prima devi mandarlo. Se stai scegliendo tra barca e hotel per la cena di fine anno, queste sono le differenze che contano.

Il costo per invitato si decide prima di firmare

Sul preventivo il prezzo a persona è una riga. Le altre righe arrivano dopo. Prima di firmare, metti le due opzioni sullo stesso foglio e chiedi cosa è incluso e cosa si paga a parte.

• Sulla barca il numero di posti è il contratto: se prenoti 120 posti e ne confermano 80, paghi i 120, oppure negozi un minimo di consumo prima di firmare.
• In hotel ogni extra ha un prezzo suo: proiettore, microfono, un'ora in più di bar e il menù speciale si sommano uno alla volta al costo per persona.
• Fai il conto con chi verrà davvero, non con la mailing list dell'ufficio: 200 indirizzi non sono 200 invitati.
• Chiedi per iscritto cosa succede se piove o se la barca non esce: quella clausola sta nel contratto, non nella tua memoria.

Barca o hotel: l'orario decide l'invito

Sulla barca c'è un orario che non si tratta: chi arriva cinque minuti tardi guarda la festa dal molo, con il telefono in mano. L'invito deve dirlo in alto, in chiaro, senza giri di parole.

In hotel la gente entra ed esce quando vuole, quindi pesano più la mappa e il parcheggio della puntualità. La differenza finisce dritta nell'invito: sulla barca ora e punto di partenza vanno in prima pagina, in hotel la mappa e il codice di abbigliamento.

Tra barca e hotel non decidono il menù o il panorama: decide l'ora. E l'ora sta scritta sull'invito, non nel contratto.

Cinque minuti per decidere, non cinque settimane

Metti il costo per invitato delle due opzioni nella stessa colonna, prima di andare a visitare i locali. Chiedi a chi ha organizzato l'ultimo evento cosa è andato storto: quasi sempre è stato l'orario, l'accesso o le conferme che non sono mai arrivate. E scegli come invitare nello stesso momento in cui scegli il locale: la data di invio decide quando ti servono i dati definitivi.

Un gruppo WhatsApp non è un invito

Un messaggio con l'ora in un gruppo di 60 persone si perde tra le risposte: dopo tre giorni qualcuno chiede di nuovo dove è. Un PDF nella mail aziendale finisce nei Download o nello spam, e il giorno dell'evento mezza sala cerca il file sul telefono. Un invito digitale è una pagina web con il suo link: si apre dal telefono, non serve installare niente, e le conferme arrivano dentro la stessa pagina, in una lista ordinata. Puoi anche scegliere le domande del modulo di conferma. Se il molo cambia o l'hotel cambia sala, aggiorni e basta.