Inviti evento aziendale: allergie e catering senza errori

Sono le 19:40 del giorno prima e il catering chiede la lista definitiva. Nel gruppo WhatsApp dell'evento ci sono 84 messaggi: «io ci sono», «noi due», «forse», e da qualche parte, due ore fa, uno ha scritto «per me senza glutine». Nessuno lo ritrova. In cucina non possono farci niente, con un «da qualche parte».

Il problema non è il menù. È dove hai raccolto quel dato. Negli inviti per eventi aziendali si sbaglia quasi sempre lì: la stessa chat per conferme, orari, allergie e battute. Un invito digitale non cura le allergie, ma mette in ordine tutta la parte che dipende da te: chi viene, con che nome, e dove si scrive l'unica informazione che serve al catering.

Inviti per eventi aziendali: l'allergia che sparisce nella chat

«Io senza glutine» tra ottanta «confermo» dura due ore. La mattina dopo nessuno sa se parlava del menù, del dessert o della salsa. E le allergie non sono l'unica cosa che si perde: se il canale è lo stesso dell'evento, ogni cambio di orario le seppellisce tre schermate più in basso.

• Un «io senza glutine» tra ottanta «confermo» sparisce in due ore: la mattina dopo nessuno sa se parlava del menù, del dessert o della salsa.
• Un vocale di quaranta secondi non è un dato da passare in cucina: servono nome, cognome e cosa succede esattamente a quella persona.
• «Senza glutine» non è «celiachia». Chiedi la parola esatta invece della tua interpretazione, e scrivila accanto a nome e cognome, mai «quello del finance».
• Una sola persona del team passa la lista chiusa al catering, e la conferma di presenza resta separata dalle restrizioni alimentari.

Un invito stampato è un dato congelato

Il giorno in cui la sala cambia piano o il menù cambia, hai sessanta cartoncini che dicono la versione vecchia e nessun avviso chiaro su quale sia quella buona. Chi ha in mano la copia sbagliata non lo sa.

Stampare «menù: carne o pesce» e fermarsi lì lascia fuori chi non mangia né l'uno né l'altro, e quella persona non sempre alza la mano davanti al suo capo. Sul cartoncino non c'è spazio per una nota che si aggiorna. In un invito digitale cambi la frase una volta e lo stesso link mostra già il testo nuovo.

Il catering non ha bisogno del tuo entusiasmo: ha bisogno di nomi e cognomi.

Senza nome e cognome, la cucina va alla cieca

«Siamo una cinquantina» non basta: la cucina deve sapere quanti piatti di ogni tipo e per chi. Con un invito digitale le conferme arrivano in una lista dentro la stessa pagina, in ordine, e le domande del modulo di conferma le configuri tu: decidi cosa chiedere e tieni l'adesione separata dalle restrizioni alimentari. Gli invitati aprono il link dal telefono, senza installare niente.

Cambio dell'ultima ora: aggiorni l'invito, non la chat

La cena passa dalle 20:30 alle 21:00? Non rimandare sessanta messaggi uno per uno. In Joy Studio modifichi orario, indirizzo, mappa o dress code e il link resta lo stesso: chi lo apre vede la versione aggiornata. Chi guarda uno screenshot salvato tre settimane fa, no. Per questo vale la pena ripeterlo ai colleghi: apri il link, non la foto.

Prima di stampare qualsiasi cosa, guarda come sta in piedi il tuo evento su un invito digitale: puoi provarlo gratis, sistemare la copertina senza pagare e sbloccare tutte le scene per 29,99 EUR, una volta sola. Lascia le allergie nel loro canale e metti il link a fare il lavoro noioso.