Budget cena di gala in hotel: la spesa reale e gli extra

Sei in piedi nella sala vuota con il direttore. Tavoli rotondi già montati, tovaglie di lino, i lampadari accesi a metà. Ti passa un foglio: 95 euro a persona. Firmi tranquillo. Poi arriva il conto finale e scopri che quella cifra era solo l'inizio.

Succede perché il prezzo a persona, in quasi tutti i preventivi di banchetto, copre solo la cucina. Sala, servizio, tecnica, bevande e decorazione vivono in righe separate, che al momento della firma si leggono di fretta. L'unico modo per non farsi sorprendere è chiedere il conto voce per voce, prima di dire sì.

Budget cena di gala in hotel: il prezzo a persona non è il totale

Quando chiedi il preventivo per una cena di gala in hotel, fai scrivere su righe diverse menù, bevande, servizio, imposte e affitto della sala. Così vedi subito quale parte del costo dipende da quante persone vengono e quale resta fissa. Ed è anche l'unico modo per confrontare due hotel senza paragonare mele con pere.

• Menù, bevande, servizio, imposte e sala: il prezzo a persona di solito copre solo la cucina.
• Acqua, pane, caffè e brindisi: chiedi se sono compresi nel coperto o fatturati a parte. Su un tavolo da dieci diventano una riga in più.
• Numero minimo di commensali e politica di cancellazione: se all'ultimo momento saltano otto conferme, l'hotel può fatturare il minimo contrattato.
• Orario di chiusura della sala e costo dell'ora in più, da mettere per iscritto prima di firmare.

La sala si paga anche per quello che manca

Montaggio e smontaggio sono voci a sé: chiedile subito. Fatti dire quanto costa passare da tavoli rotondi a un allestimento a cocktail e se il cambio si può fare la sera stessa o richiede personale in più. Se ti servono proiettore, schermo o microfono, il prezzo del tecnico e del cablaggio non è quasi mai dentro l'affitto: chiedilo a parte.

Anche l'orario è una leva. Chiudere la sala prima di mezzanotte di solito costa meno, ma l'ultimo ballo va spostato da un'altra parte. Se lo decidi tu, bene; se lo scopri alla fine, decide l'hotel.

Un preventivo si legge davvero solo quando ogni voce sta su una riga sua.

Extra e bevande: le voci che arrivano dopo

Sul bere il metro è il tempo. Distingui il consumo a bottiglia dalla formula a ore e chiedi se esiste un diritto di tappo per le bottiglie che porti tu. Fissa per iscritto a che ora chiude il bar e quanto costa l'ora in più. Chiedi anche se durante la cena il servizio si ferma o se si può ordinare un bicchiere singolo senza aprire una bottiglia: per chi non beve alcol serve un'alternativa, e anche acqua e bibite di quel tavolo finiscono nel conto.

Poi ci sono le voci che nessuno mette in elenco: composizioni floreali, candele, cartellonistica, guardaroba, musica dal vivo e DJ. Chiedi un preventivo scritto a ogni fornitore e verifica se l'hotel applica un diritto per i fornitori esterni. Se la location è fuori dal centro, chiedi di shuttle e parcheggio: sono le due righe che si dimenticano sempre.

L'invito digitale chiude l'ultima riga

Sistemati menù, sala e bevande, resta la comunicazione, ed è la voce più facile da tenere sotto controllo. Un invito digitale di Send The Joy costa 29,99 EUR per invito, si paga una volta sola e non c'è nessun abbonamento. Lo condividi con un link, un QR o un messaggio e gli invitati confermano dal telefono, dentro la stessa pagina, senza installare niente. Se cambi l'ora, il luogo o il dress code, modifichi l'invito e il link resta lo stesso: niente ristampe, niente buste da rimandare. E se vuoi il foglio per i nonni o per chi lo conserva, tieni il link per tutti e stampa poche copie.

Prima di firmare, fatti mandare il preventivo voce per voce e rileggilo con la lista degli invitati davanti. Quando il totale è chiaro, scegli il design del tuo invito e spediscilo: le conferme arrivano da sole, in ordine.