Budget cena di gala: come dividerlo senza sorprese

Hai il preventivo della cena di gala aperto sul tavolo. In cima c'è il prezzo a coperto, in fondo tre voci che non avevi chiesto: servizio, guardaroba, sala oltre la mezzanotte. Nessuna di quelle voci è un imbroglio. Il problema è che nessuna era nel numero che avevi in testa quando hai scelto la data.

Se stai cercando quanto costa una cena di gala, la risposta non è una cifra sola: sono tre somme diverse. Il budget non salta per una voce enorme, salta per cinque voci piccole che si sommano e per una lista di invitati che cambia fino al giorno prima. Qui sotto trovi come separarle, cosa farti mettere per iscritto e dove entra l'invito digitale.

Budget cena di gala: cosa paghi a testa e cosa paghi una volta sola

Prima di trattare qualsiasi prezzo, dividi le voci in due gruppi. Il primo si moltiplica per il numero dei confermati. Il secondo no. Sembra ovvio e quasi nessuno lo fa: si guarda il totale, ci si spaventa, e non si capisce da dove arriva la differenza tra il preventivo e quello che poi si paga davvero.

• Menu, open bar e coperto si moltiplicano per i confermati: ogni euro in più sul menu lo paghi per ogni ospite che si siede a tavola.
• Sala, musica, fiori e fotografo si pagano una volta sola: se alla fine arrivano venti persone in meno, quella parte non scende di un euro.
• Conta per tavolo, non solo per persona: con sei tavoli rotondi ti servono sei centrotavola, sei tovaglie lunghe e servizio per dieci coperti per tavolo.
• Fatti scrivere il numero minimo garantito: sotto quella soglia paghi come se i tavoli fossero pieni.

Quello che il catering tiene fuori dal menu

Chiedi il preventivo con IVA e servizio inclusi, per iscritto. Spesso il prezzo a coperto arriva pulito e le due voci si aggiungono solo quando si chiude il conto: se confronti due offerte senza questo dato, stai confrontando cose diverse.

Sulla barra libera fatti dire a quante ore corrisponde e quanto costa l'ora in più, camerieri compresi. È la voce che sposta il totale quando la festa si allunga, e l'unica che nessuno ricorda di aver letto.

Un budget regge quando separi tre cose: quello che paghi a testa, quello che paghi una volta e quello che cambia all'ultimo minuto.

Tre colonne e una data di scadenza

Apri un foglio con tre colonne: costo a testa, costo fisso, variabili. Le variabili sono le ore in più, gli ospiti dell'ultimo minuto, il taglio della torta fuori orario: guardale ogni settimana, perché sono quelle che decidono se alla fine sei dentro o fuori. E chiedi che l'offerta riporti per iscritto IVA, servizio e la data entro cui il prezzo resta valido. Senza quella data, un preventivo vale come una chiacchiera al telefono.

L'invito non si paga a pezzo

Con il cartaceo ogni invito è un pezzo: carta, busta, spedizione, e se sposti l'orario rifai tutto e rispedisci. Un invito digitale di Send The Joy costa 29,99 EUR una volta sola, si modifica dopo l'invio e il link resta lo stesso: chi lo apre vede la versione aggiornata. Le conferme arrivano dentro l'invito, in una lista ordinata, con le domande che decidi tu. Quando hai la data, apri il preventivo, dividi le voci in tre colonne e crea l'invito: lo provi gratis e lo pubblichi con un pulsante.