Il budget di una cena di gala aziendale, voce per voce

Sei in riunione con tre colleghi e un preventivo aperto davanti. In cima c'è scritto 65 EUR a coperto, poi compaiono voci come allestimento, ore di sala e servizio bar. Nessuno sa dirti con precisione quanto costerà la serata. Il budget di una cena di gala aziendale nasce così: non da una cifra sola, ma da una lista di voci che si sommano.

Prima di firmare, ricostruisci il conto con calma. Bastano poche domande al catering, alla location e a chi mette la musica.

Cena di gala aziendale: il coperto non è il budget finale

Il coperto è solo la prima riga. Chiedi cosa comprende: pane, aperitivo, vino della casa e bar sono spesso voci separate, e ognuna sposta il totale di qualche migliaio di euro. Fai la moltiplicazione prima di decidere: 120 invitati con un menu da 65 EUR fanno 7.800 EUR di sola cucina; sala, musica e fotografia vengono dopo. E metti per iscritto cosa succede se qualcuno conferma all'ultimo momento: un coperto in più o un tavolo in meno si trattano prima, non la sera stessa.

• Prezzo a coperto e quali bevande sono incluse.
• Ore di sala, montaggio e smontaggio.
• Costo di ogni ora extra di bar e di musica.
• Trasferta del fotografo e del DJ.

Quello che si somma fuori dal menu

Sulla location chiedi l'orario esatto di chiusura e quanto costa ogni ora in più di montaggio e smontaggio. Meglio saperlo quando si tratta il prezzo, non quando l'autista è già arrivato a caricare i tavoli.

Poi ci sono decorazione e allestimento: centri tavolo, cartelli, luci. Lo stesso salone cambia faccia a seconda di dove puntano i faretti. E se DJ o fotografo arrivano da fuori città, la trasferta va messa nel conto prima di confrontare due preventivi.

Il conto non si fa sul menu. Si fa su tutto quello che gli sta intorno.

L'invito digitale è la voce che manca nel foglio di calcolo

L'invito di carta si paga a pezzo, più la grafica e la spedizione. Se cambia l'orario, si ristampa e si rimanda tutto. Un invito digitale di Send The Joy costa 29,99 EUR in pagamento unico, senza abbonamento: la stessa cifra se gli invitati sono 60 o 300.

Si modifica anche dopo l'invio e il link resta lo stesso. Spostare l'ora, il luogo o il codice di abbigliamento non obbliga a rimandare niente: gli invitati aprono la versione aggiornata. E le conferme arrivano dentro l'invito, in una lista ordinata.

Come quadrare il conto senza tagliare la serata

Taglia dove nessuno porta a casa niente: meno cartellonistica stampata, una foto fatta bene in più. Chiedi quanto costa mezza ora in più di bar: a volte quei soldi rendono meglio nella conversazione dopo cena che in un piatto in più. E chiudi il numero con il catering quando hai le conferme raccolte nell'invito, ordinate, senza rincorrere nessuno su WhatsApp.

Con i numeri davanti, la decisione smette di essere un'intuizione: sai quanto costa ogni piatto, ogni ora di bar e ogni foto. In quel conto l'invito digitale entra una volta sola, a 29,99 EUR.