Evento aziendale con traduzione simultanea: 5 errori

Sono le nove del mattino, sala congressi a Milano. Duecento persone sedute per un evento aziendale con traduzione simultanea: metà tiene in mano un paio di cuffie senza sapere dove ritirarle. Il relatore attacca in inglese. Un fornitore tedesco scorre il programma scaricato la settimana prima: della traduzione non c'era scritto niente.

La traduzione simultanea non comincia alla porta della sala. Comincia nell'invito, molto prima: nel momento in cui l'ospite decide se vale la pena prendere un volo, prenotare l'hotel e passare due giorni fuori casa.

La traduzione simultanea si annuncia nell'invito, non alla porta

Se metà sala non parla la lingua dell'evento, chi organizza se ne accorge tardi. E l'ospite che non la parla decide se venire leggendo le prime righe dell'invito, non quelle che rileggerà tre giorni dopo. Scrivere "ci sarà la traduzione simultanea" solo nel corpo dell'email di convocazione è l'errore che costa più caro.

• La lingua si scrive in alto, non in fondo: "Intervento in inglese, traduzione simultanea in italiano" dice in due secondi cosa troverà chi entra in sala.
• Il programma va scritto in due lingue dove si legge: accanto a ogni relatore, non in una nota a piè di pagina.
• La lingua decide anche chi inviti: un fornitore o un partner che non parla la lingua della sala lo deve sapere prima di prenotare il volo, non al ritiro del badge.
• Chi ha bisogno delle cuffie deve capirlo dal primo schermo, senza cercare.

Un invito digitale che si legge in sette lingue

Send The Joy è un invito digitale: una pagina web con link o QR, non un PDF da girare nelle chat. Il contenuto dell'invito si può configurare per lingua — spagnolo, inglese, catalano, francese, italiano, portoghese e tedesco — sulla stessa pagina.

L'errore classico è mandare un PDF in una lingua sola e chiedere su WhatsApp "chi può traduca per gli altri". Nessuno deve installare niente: l'ospite apre il link nel browser del telefono, legge i dati nella sua lingua e conferma da lì.

La traduzione simultanea comincia nell'invito: se l'ospite non capisce la prima riga, non arriva mai ad ascoltare l'interprete.

La logistica che si rompe quando si traduce

Tradurre non è solo cambiare parole. Ci sono dati che, scritti in un modo solo, fanno perdere mezz'ora a chi arriva da un altro paese.

• Ora con il fuso: "21:00 CET" invece di "21:00" evita le telefonate per sapere se è l'ora locale o la sua.
• Indirizzo come appare sulla mappa: accanto al nome della sede, la via esatta. Il taxi non deve indovinare.
• Dress code descritto con i capi: "abito scuro, senza cravatta" invece di "formale", che a Milano e a San Paolo non vuol dire la stessa cosa.
• Punto di ritrovo per esteso: "ingresso lato via Tal dei Tali", non "ingresso principale".

L'RSVP che non ti dice quante cuffie servono

Se nel form di conferma non chiedi la lingua, calcoli auricolari e cabine a occhio. Aggiungi una domanda: "In quale lingua seguirai gli interventi?". Le conferme arrivano dentro l'invito, in una lista ordinata, e non devi contare messaggi su WhatsApp la sera prima. Chi risponde dal telefono vede il suo nome in quella lista: sa che assistenza e lingua sono registrate.

Prima di prenotare gli interpreti, rileggi l'invito: è il primo posto dove il tuo ospite decide se capirà l'evento. Puoi provare un design gratis, modificando la copertina senza pagare, e pubblicare l'invito a 29,99 EUR quando testo e lingue sono pronti.