Kit de bienvenue digital pour votre événement d'entreprise

Il est 9 h 05. La première session commence dans vingt-cinq minutes et trois personnes vous demandent déjà le mot de passe wifi dans le couloir. Le programme est dans un e-mail envoyé mardi, la liste des intervenants dans un autre, les indications d'accès dans un troisième. Vous faites défiler votre téléphone pendant que la salle se remplit : le kit de bienvenue digital, préparé la semaine dernière, est éparpillé dans quatre messages différents.

Il n'y a pourtant rien de sorcier à régler. Un kit de bienvenue digital, c'est une page web à vous, qu'on ouvre avec un lien. Le programme, les intervenants et le wifi y sont, au même endroit, dans l'ordre de votre journée. Pas une pièce jointe de plus : une adresse que tout le monde garde sous la main.

Le kit de bienvenue digital tient dans un seul lien

Vos invités ouvrent le lien dans leur navigateur, sur leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur. Ils n'installent rien, ils ne créent pas de compte. Vous décalez une session à 23 h la veille, ils voient la nouvelle version le matin, sans que vous ayez à prévenir qui que ce soit. Le QR code imprimé sur les badges ou affiché à l'accueil mène exactement à la même page : deux façons d'y arriver, un seul contenu à tenir à jour.

• Le programme avec les horaires précis : 9 h 00 accueil, 9 h 30 discours d'ouverture.
• Les intervenants, chacun avec sa photo et sa fonction, dans la scène qui lui est dédiée.
• Le nom du réseau wifi et le mot de passe, lisibles sans avoir à demander à personne.
• Un plan d'accès, le code vestimentaire et le contact de l'organisation sur place.

Ce qui doit figurer dans le kit

Commencez par le programme, avec des heures concrètes : « 9 h 00 accueil », « 9 h 30 discours d'ouverture », « 14 h 00 table ronde ». Pas « le matin » ni « en fin de journée ». C'est la première chose que vos invités cherchent, souvent debout dans le hall, un café à la main, à essayer de savoir s'ils ont le temps d'appeler le bureau.

Vient ensuite la partie humaine. Un nom, une photo, une fonction par intervenant, dans la scène qui lui correspond, pour qu'on sache qui parle avant d'entrer dans la salle. Vous pouvez ajouter vos propres photos, jusqu'à six, et désigner celle qui sert de couverture. Un portrait, une vue du lieu, une photo d'équipe : ce sont vos images, encadrées dans le design que vous avez choisi.

Un kit de bienvenue efficace répond aux trois questions qu'on vous pose dans le couloir : c'est quand, c'est qui, et c'est quoi le mot de passe wifi.

Modifier le kit sans renvoyer un seul e-mail

Une table ronde décalée à 11 h 15 ? Vous ouvrez l'invitation, vous changez l'heure, le lien reste identique. Les invités voient la version à jour sans recevoir un nouveau message. Les badges et le QR code déjà imprimés continuent de fonctionner. Vous pouvez aussi corriger le lieu, le plan, le code vestimentaire ou une phrase, à tout moment. Pas de programmes à réimprimer, pas d'enveloppes à refaire.

Les confirmations arrivent dans l'invitation

Le RSVP est intégré à la page. Les réponses se rangent dans une liste ordonnée, au même endroit que le programme et les intervenants. Vous configurez vous-même les questions du formulaire, selon ce que vous avez besoin de savoir pour préparer la salle. Plus besoin de relancer chacun sur WhatsApp pour compter les présents.

Pour votre prochain séminaire ou votre prochaine journée d'équipe, commencez par ce kit. Choisissez un design dans la collection, essayez-le gratuitement, écrivez chaque champ à votre main. Quand la page vous convient, publiez-la et partagez le lien ou le QR code. Toutes les scènes se débloquent pour 29,99 EUR, en un seul paiement.