Invitations pour le départ d'un collègue de travail

Jeudi, 17 h 40. Dans le groupe « Équipe », quelqu'un demande pour la troisième fois à quelle heure on se retrouve, et la réponse a déjà filé sous deux mémés et un sondage sur les pizzas. Le départ d'un collègue se prépare en trois jours, mais l'information vit dans un fil que personne ne remonte.

Une invitation pour le départ d'un collègue, c'est une page à part, avec sa propre adresse. On ouvre le lien, on lit la date, l'heure, le lieu et le mot du service, et on répond depuis son téléphone. Rien à installer, rien à chercher entre deux messages. Le pot a lieu vendredi, l'invitation part lundi, et personne n'a besoin d'imprimer quoi que ce soit. Le lien reste le même, même quand le reste bouge.

Le groupe d'équipe ne remplace pas une invitation pour le départ d'un collègue

Un lien se lit en dix secondes : la date, l'heure et le plan tiennent sur le même écran. Celui qui travaille dans l'autre site, ou qui vient d'arriver dans le service, n'est pas dans le groupe « Équipe » : il reçoit le lien par mail, ou le scanne sur un QR code affiché près de la machine à café. Et si le service veut signer une carte pour la personne qui part, on imprime une seule feuille : le reste passe par le lien, sans enveloppes.

• La date, l'heure et le lieu, avec le plan à un clic
• Une phrase du service, pas un vœu tout fait : « la pause de 11 h, ça se fête »
• La photo d'équipe en couverture, et jusqu'à cinq autres photos
• Le code vestimentaire en clair : « on sort du bureau, pas de costume »

Surtitre, date, petite phrase : chaque information a son champ

Dans l'éditeur, le surtitre, les noms, la date, la phrase et le lieu ont chacun leur champ, avec un compteur de caractères. « 18 h 30 sur la terrasse du troisième » ne se coupe donc pas en deux et ne décale pas la mise en page. Changer un mot ne décale pas les autres champs. La prévisualisation se met à jour au fur et à mesure, sans recharger la page.

La petite phrase, c'est celle qu'on lira à voix haute pendant le pot. La blague du café de 11 h marche mieux que « nous te souhaitons le meilleur ». Pour la couverture, une photo du service dit plus qu'une typographie : vous en ajoutez jusqu'à six, elles se cadrent seules dans leur cadre, et vous choisissez celle qui ouvre l'invitation. Si quelqu'un a quitté l'entreprise depuis la photo, vous la remplacez plus tard.

Un lien qui ne bouge pas règle les changements de dernière minute ; une photo d'équipe en couverture fait le reste.

Confirmer sans relancer personne

Les réponses arrivent dans l'invitation, sur une liste où l'on voit qui vient, sans compter les pouces levés dans le fil. Vous choisissez les questions du formulaire : « tu viens à l'apéro ou aussi au dîner ? » suffit à savoir combien de chaises réserver. Choisissez un design, testez la couverture gratuitement, puis publiez le lien avant qu'on vous redemande l'heure une quatrième fois.