Budget dîner de gala à Madrid : répartir sans surprise

La salle est choisie, le traiteur a envoyé sa proposition, et le total d'un dîner de gala tombe. Cent personnes, une longue tablée, une piste de danse. Le montant n'est pas le problème. Le problème, c'est que tu ne sais pas quelle ligne va bouger si dix personnes se désistent.

Un dîner de gala à Madrid se lit en deux blocs : ce qui suit le nombre de convives et ce qui ne le suit pas. Tant que tu mélanges les deux dans la même colonne, tu ne peux rien négocier. On trie, puis on chiffre.

Par personne ou une fois : les deux blocs d'un dîner de gala

Le premier bloc se multiplie par les confirmations. Le second se paie quoi qu'il arrive. Si tu augmentes le menu d'un euro, ce n'est pas un euro de plus sur la facture : c'est un euro par convive. À cent personnes, tu viens d'ajouter cent euros.

• Le menu, la barre libre et le couvert se multiplient par les confirmés. Un euro de plus sur le menu, c'est un euro par invité, pas un euro payé une fois.
• La salle, le DJ, les fleurs et le photographe se paient une seule fois. Vingt désistements ne font pas baisser cette part d'un euro.
• Compte par table, pas seulement par personne : soixante couverts en six tables rondes, cela veut dire six centres de table, six grandes nappes et de la vaisselle pour dix.
• Repère ta colonne variable : heure de barre en plus, invités de dernière minute, chaises supplémentaires. C'est elle qui bouge jusqu'au jour du dîner.

Ce que le traiteur met en dehors du menu

Demande la proposition avec la TVA et le service inclus. Sur beaucoup de devis, le prix par couvert arrive propre, puis les deux lignes s'ajoutent à la signature. Compare des totaux, pas des prix affichés.

Pose aussi la question de la barre libre à l'heure, et de ce qui se passe après l'heure prévue. L'heure supplémentaire de serveurs et de barre est celle qui fait déraper le total. Et demande le nombre minimum garanti : certains lieux le facturent même si vous êtes moins nombreux. Tu peux avoir quatre-vingts personnes et payer pour cent.

Le devis se discute ligne par ligne. L'invitation, non : elle est déjà à 29,99 EUR, une fois, et modifiable après l'envoi.

Le lieu facture des choses qui ne sont pas sur la photo

Montage, démontage, vestiaire, nettoyage, sécurité : tout cela s'ajoute souvent au loyer de la salle. Demande le détail avant de comparer deux lieux. Vérifie aussi l'heure de fermeture et le tarif du son après minuit, par écrit, parce que c'est la ligne dont on se souvient trop tard. Et demande si la visite et la dégustation du menu sont gratuites ou facturées par personne : inviter quatre proches à goûter, ça se compte aussi.

L'invitation ne se paie pas à l'unité

Avec du papier, cent vingt cartes, les enveloppes et l'envoi se paient à l'unité, et il faut tout refaire si l'heure change. Une invitation digitale Send The Joy, c'est 29,99 EUR en paiement unique : tu la testes gratuitement, tu la modifies après l'envoi et le lien reste le même. Les confirmations arrivent dans l'invitation, dans une liste rangée, sans que tu coures après les réponses. Ouvre l'éditeur, choisis un design et boucle ton budget : la dernière ligne est déjà fixe.