Budget d'un dîner de gala d'entreprise, ligne par ligne

Trois devis de traiteur posés sur le bureau, et le même mot partout : le prix par couvert. Sauf que le premier compte le vin de table dedans, le deuxième le facture au verre, et le troisième sort la salle du forfait. Comparer les totaux en bas de page ne mène à rien.

Un budget de dîner de gala d'entreprise se construit ligne par ligne, dans un ordre précis. On pose les postes, on demande ce qui entre dedans, et on repère la ligne qu'on oublie presque toujours : l'invitation.

Le prix par couvert n'est pas le prix final

Demande ce qui entre dans le couvert, pas seulement son montant. Le pain, l'apéritif, le vin de table et la barre libre sont des lignes séparées, et elles déplacent le total de plusieurs milliers d'euros. Fais la multiplication avant de décider : 120 convives à 65 EUR de menu, c'est 7 800 EUR de nourriture. La salle, la musique et la photo vivent à côté.

• Ce que le couvert comprend : pain, apéritif, vin de table, eau, café.
• Le tarif de la barre libre, à l'heure ou au forfait.
• Le nombre minimum et maximum de convives par table.
• Ce qui se passe si quelqu'un confirme à la dernière minute : un couvert en plus ou une table en moins.

Tout ce qui s'ajoute en dehors du menu

La salle d'abord. Demande l'heure exacte de fermeture et le tarif de chaque heure supplémentaire de montage et de démontage. C'est le poste qui grimpe le plus vite sans qu'on s'en aperçoive.

La décoration ensuite : centres de table, signalétique, éclairage. Le même salon ne ressemble pas du tout à lui-même selon l'endroit où on pose les lumières. Puis la musique, la photo et le transport. Si le DJ ou le photographe facturent le déplacement, ajoute-le avant de comparer deux devis, sinon la comparaison ne veut rien dire.

Un budget de gala tient debout quand chaque ligne porte un nom : couvert, salle, musique, photo, invitation.

Un exemple de budget, ligne par ligne

Prenons 120 personnes, un menu à 65 EUR et une barre libre à 18 EUR, dans une salle dont le montage est déjà inclus. Dîner : 7 800 EUR. Boissons : 2 160 EUR. Musique : 700 EUR. Photographie : 900 EUR. On arrive à près de 11 560 EUR avant d'avoir compté la salle, soit environ 96 EUR par invité.

L'invitation, la ligne absente du tableur

L'invitation digitale Send The Joy coûte 29,99 EUR, une seule fois, sans abonnement. Le même montant pour 60 invités ou pour 300. Elle s'édite après l'envoi et le lien ne bouge pas : décaler l'heure, changer le lieu ou le code vestimentaire ne t'oblige à renvoyer quoi que ce soit. Les invités voient la version à jour, sans rien installer.

Les confirmations arrivent dans la liste de l'invitation, avec les questions que tu as choisies. Le jour où le traiteur demande le nombre exact, tu ouvres cette liste au lieu de courir après les réponses sur WhatsApp.

Boucler les comptes sans raboter la soirée

Coupe ce que personne n'emporte chez soi. Demande le prix d'une demi-heure de barre supplémentaire : ce même argent travaille souvent mieux pendant la soirée qu'un menu remanié. Et quand tu as les confirmations dans l'invitation, en liste ordonnée, tu fermes le chiffre avec le traiteur en une seule fois.