Wie lange vorher ihr die Hochzeitseinladung verschickt

Es ist Sonntagabend. Die Location ist seit zwei Wochen reserviert, der Termin steht, und auf dem Küchentisch liegt der Kalender mit einer Frage, die ihr seit Tagen vor euch herschiebt: Wie lange vorher verschicken wir eigentlich die Hochzeitseinladung? Zu früh, und die Zusagen gehen im Alltag unter. Zu spät, und die halbe Verwandtschaft hat schon etwas anderes gebucht.

Eine Regel für alle gibt es nicht. Es hängt davon ab, wie weit eure Gäste fahren müssen, ob ein Brückentag dazwischenliegt und wann ihr die Antworten wirklich braucht. Wer aus Zürich oder Wien anreist, plant anders als die Nachbarn von zwei Straßen weiter.

Wie lange vorher verschicken: die Anreise gibt den Takt vor

Bei einer Feier im Ort reicht es, wenn die Einladung drei bis vier Monate vorher da ist. Die Gäste schauen in den Kalender, sagen zu oder ab, fertig. Sobald aber Flüge, Bahntickets oder Hotelzimmer dazukommen, verschiebt sich alles nach vorn. Wer aus Hamburg oder München anreist, braucht die Zusage, solange die günstigen Verbindungen noch zu haben sind.

• Feier im Ort, keine Anreise: Die Einladung geht drei bis vier Monate vorher raus.
• Gäste von weiter weg: Save the date zwölf Monate vorher, die eigentliche Einladung sechs bis acht Monate vorher.
• Brückentag, Hochsommer oder die Tage zwischen Weihnachten und Silvester: alles einen Monat früher verschicken. Hotels und Flüge sind dann schnell voll.
• Gäste im Ausland: Die RSVP-Frist vor den Zeitraum legen, in dem sie buchen müssen — nicht kurz vor die Feier.

Save the date ersetzt die Einladung nicht

Ein Save the date ist eine kurze Nachricht mit einer einzigen Aufgabe: „Haltet den 14. Juni frei.“ Kein Dresscode, kein Formular, keine Adresse. Es verhindert nur, dass jemand an dem Wochenende etwas anderes plant.

Die Einladung kommt später, wenn Uhrzeit, Ort und Kartenlink feststehen. Erst dort steht, bis wann ihr eine Antwort braucht. Wer nur eine WhatsApp mit dem Datum schickt und danach nie eine Einladung, wird von vielen als unverbindliche Idee gelesen, nicht als Termin.

Eine Einladung muss nicht früh raus. Sie muss ankommen, bevor eure Gäste planen.

Die RSVP-Frist gehört in die Einladung

Setzt eine echte Frist, etwa vier Wochen vor der Feier, und schreibt dazu, warum. Nach diesem Datum wird die Planung eng. In der digitalen Einladung liegt das Antwortformular auf derselben Seite, die Zusagen kommen als geordnete Liste an. Haltet die Fragen knapp: „Kommt ihr? Ja oder Nein.“ Und: „Wie viele seid ihr?“ Felder, die ihr später nie anschaut, sorgen nur für Rückfragen.

Der richtige Moment zum Verschicken

Wählt eine Zeit, in der die Leute in Ruhe aufs Handy schauen: Dienstagabend nach dem Essen oder in der Kaffeepause. Freitag um Mitternacht liest das niemand. Testet den Link vorher auf zwei Handys: Öffnet er sich ohne App, funktioniert die Karte, reagiert der Antwort-Button? Wenn Gäste aus mehreren Ländern kommen, lässt sich der Inhalt der Einladung pro Sprache einrichten. Und falls ihr eine Woche später die Uhrzeit ändert, bleibt der Link derselbe — eure Gäste sehen die neue Fassung, ihr müsst nichts nachschicken.

Sobald der Termin steht, braucht ihr nichts zu drucken. Erstellt eine digitale Einladung, probiert sie kostenlos aus und veröffentlicht den Link, wenn der Moment passt. Wenn sich etwas ändert, bearbeitet ihr sie einfach — und alle sehen die aktuelle Version.