Einladungen, Sitzplan und Tischauslosung fürs Gala-Dinner

Samstagabend, 21:10 Uhr. Vor dir liegen 94 Zusagen, sechs Versionen einer Sitzordnung und ein Stift, mit dem du seit zehn Minuten auf denselben Namen zeigst. Die Cousine, die niemanden kennt, schwebt noch zwischen zwei Tischen. Der Kollege aus dem Büro auch. Und in drei Tagen ist das Gala-Dinner.

Das Problem liegt nicht am Abend. Es liegt an der Liste davor. Wer den Sitzplan erst an der Tür entscheidet, entscheidet ihn zu spät. Der Plan gehört an den Anfang — zur Zusage.

Der Sitzplan beginnt beim RSVP, nicht an der Tür

Die Rohdaten für jeden Tisch sind die bestätigten Namen. Bei einer digitalen Einladung kommen die Antworten in einer sortierten Liste an, nicht verteilt über acht WhatsApp-Verläufe. Setz eine Frist, die man sieht — zehn Tage vorher zum Beispiel — und schreib sie in dieselbe Szene, in der die Tische geschlossen werden. Tauscht jemand den Begleiter, änderst du den Text der Szene, und derselbe Link zeigt die neue Version. Niemand muss einen Umschlag neu aufmachen oder eine alte Nachricht suchen. Deine Gäste tippen die Antwort am Handy ein, ohne eine App zu installieren.

• Schreib die Frist dorthin, wo sie gelesen wird: „Zusagen bis zum 12.“ — in dieselbe Einladung wie Uhrzeit und Ort.
• Plane mit den Namen vom Stichtag. Wer später zusagt, braucht einen Plan B, keine zusätzliche Stuhlreihe.
• Die Antworten landen in einer Liste, nicht in acht Chats.
• Änderst du Uhrzeit, Ort oder Kleiderordnung, bleibt der Link derselbe.

Tische und Stühle zählen, bevor du zeichnest

Leg das Format fest, bevor du den Plan zeichnest. Acht Tische mit je acht Plätzen und zehn Tische mit je zehn Plätzen verteilen dieselben Gäste völlig anders, obwohl die Gesamtzahl gleich bleibt. Die Aufteilung entscheidet, wer wem am Abend gegenübersitzt. Zähl jede Person als Platz: Kinder und Begleitpersonen sitzen auf einem Stuhl. Ein „wir sind vier“ sind vier Gedecke, nicht zwei.

Plan einen Reservetisch für Nachzügler und alle, die allein kommen. Ein halb gefüllter Tisch sieben ist besser als ein zusätzlicher Stuhl an Tisch vier um 21:15 Uhr. Zwei Listen führst du getrennt und privat. Allergien und Unverträglichkeiten sammelst du schriftlich ein und gibst sie an die Küche weiter — nicht über die Einladung, nicht auf einem Schild am Eingang und nicht am Tisch vorgelesen. Und eine Liste der Leute, die nicht nebeneinander sitzen sollten. Die gehst du Tisch für Tisch durch, bevor du lost.

Der Sitzplan ist eine Entscheidung, die man vorher trifft — nicht um 21:15 Uhr an der Tür.

Regeln für die Tischauslosung: was in die Lostrommel kommt und was nicht

Lose ganze Gruppen aus, keine einzelnen Personen. Ein Paar oder eine Familie kommt zusammen in die Trommel und zusammen wieder heraus; niemand will wegen einer Zahl von seinem Partner getrennt sitzen. Feste Tische wie der der Großeltern oder der Eltern bleiben von Anfang an außen vor, gelost werden nur die gemischten Tische. Zieh mit einer Methode, die alle sehen können — Kugeln, Würfel, ein Zufallsgenerator — und schreib in die Einladung, wann gezogen wird: „Tische ab 12:00 Uhr sichtbar.“ Damit hörst du auf, dieselbe Frage einzeln zu beantworten, während du dich umziehst. Und halt die Nummern auf dem Plan, auf dem Tischschild und auf der Platzkarte gleich: Wenn die 6 auf dem Plan nicht die 6 auf dem Tisch ist, fällt der beste Plan in dreißig Sekunden. Halt den Link über den Abend offen — Uhrzeit des Trinkspruchs, Anfahrt, kurzfristige Änderungen stehen dort, wo alle schon zugesagt haben. Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR als Einmalzahlung, ohne Abo.