Promotionseinladung: Etikette, Dresscode und Sektempfang

Der Termin für die Verteidigung steht, die Kommission ist eingetragen, und dann kommt der Teil, den dir niemand erklärt: Wen lädst du ein? Auf dem Cover muss ein Name mit Titel stehen, im Kalender zwei Uhrzeiten, und die Frage nach dem Dresscode kommt spätestens am Abend vorher per Nachricht.

Ein Protokollbuch brauchst du dafür nicht. Eine Liste mit zwei Spalten, der richtige Titel und getrennte Uhrzeiten reichen. Der Rest ist Reihenfolge.

Wer zur Verteidigung kommt – und wer zum Sektempfang

Die Verteidigung ist ein öffentlicher Akt: Prüfungskommission, Betreuung und die Kolleginnen und Kollegen aus dem Labor dürfen rein. Der Sektempfang danach ist privat: Familie, Freunde und die vier Leute aus dem Institut, die die letzten Jahre mit dir durchgehalten haben. Schreib beide Listen getrennt auf, bevor du den Editor öffnest. Dann entscheidest du, ob eine Einladung beide Momente abdeckt oder ob der Abend einen eigenen Text braucht. Kommt die Kommission aus einer anderen Stadt, gehören die genaue Adresse, das Gebäude und die Uhrzeit dazu, zu der man sitzen sollte.

• Zwei Spalten: akademischer Akt und Abendessen.
• Bei Gästen aus anderen Städten: Adresse, Gebäude, Eingang und die Uhrzeit, zu der man sitzen soll.
• Namen einzeln abfragen, nicht „alle Anwesenden“.
• Den Satz für die Eingeweihten bereithalten: Labormotto oder Spitzname aus dem Institut.

Der Doktortitel steht auf dem Cover – richtig geschrieben

Auf die erste Seite kommt der vollständige Name mit dem Titel, der schon gilt: „Dr. Anna Ruiz“ oder „Dr. Marc Soler“. Wird die Arbeit im Ausland gelesen oder heißt der Grad dort anders, schreib die Bezeichnung so, wie sie auf der Urkunde steht. Dann kürzt sie niemand nach eigenem Geschmack ab.

Schreib nicht „alle Anwesenden“ in die Anmeldung. Wenn die Bestätigung einzelne Namen abfragt, weißt du am Ende, ob ihr 12 oder 40 seid, und kannst den Tisch im Lokal anpassen, ohne jemanden anzurufen. Für den einen Satz, den nur eure Leute verstehen – das Labormotto, der Name der Arbeitsgruppe, der Witz vom ersten Kongress – gibt es ein eigenes Feld.

Vom Talar zum Sektempfang: der Dresscode

Bei der Zeremonie trägst du Talar und Barett, beim Essen danach nicht mehr. Sag also an, ob man sich umzieht und was gilt: „Cocktail“, „dunkler Anzug“ oder „das, was du zu einem Geburtstag mit Torte anziehst“. Wenn die Familie etwas Bestimmtes tragen soll – eine Farbe, ein Detail der Fakultät –, gehört das auf die erste Seite, nicht an die Tür. Und sei ehrlich: Talar und Barett werden separat geliehen oder gekauft. Die Einladung ist der richtige Ort für den Satz, wo man sie abholt und bis wann.

Zwei Uhrzeiten, der richtige Titel, ein klarer Dresscode: mehr braucht eine Promotionseinladung nicht.

Zwei Uhrzeiten, ein Link, keine Nachfragen per WhatsApp

Nenne zwei Zeiten getrennt: Verteidigung (11:00, Raum 3.2) und Sektempfang (14:30, Terrasse am Institut). Steht nur eine Uhrzeit da, kommt die Hälfte zur falschen. Ein Kartenausschnitt im Ort-Block beantwortet das „Wo genau?“. Und wenn der Parkplatz am Campus voll ist oder die Haltestelle weit weg liegt, schreib es in deinen Worten dazu, statt es dem Zufall zu überlassen.

Für die Rückmeldung setz ein echtes Datum: „bitte bis 5. Juni zusagen“. Das wirkt besser als „sag Bescheid, wenn du kannst“. Die Fragen stellst du so, wie du sie wirklich brauchst: kommt, wie viele, bleibt zum Essen. Die Antworten landen in einer Liste in derselben Einladung.

Wähle ein Design, trag die Namen und die zwei Uhrzeiten ein und probier die Titelseite kostenlos aus, bevor du zahlst. Nach dem Veröffentlichen deckt der einmalige Preis von 29,99 EUR die ganze Einladung ab: ein Link, der sich aktualisiert, und die Zusagen in einer Liste.