Hotelkontingent Hochzeit: Einladung, Code und Preise

Freitagabend, drei Wochen vor der Hochzeit. Das Hotel hat zwanzig Zimmer bis zum 15. März reserviert und einen Code geschickt: HOCHZEIT2026. Ein Hotelkontingent zur Hochzeit klingt nach einem erledigten Punkt. Ihr packt den Code in ein PDF, hängt es an die Mail und legt das Handy weg. Am Montag fragt die erste Freundin per WhatsApp, wo der Code steht. Sie hat das PDF nie geöffnet.

Das ist kein Pech, sondern die normale Folge davon, wenn ein Code in einer Datei steckt. Dateien werden geteilt, gespeichert, verschoben und irgendwann nicht mehr gefunden. Eine digitale Einladung ist dagegen eine Seite mit einem Link, den du jederzeit ändern kannst.

Hotelkontingent Hochzeit: Der Code ist kein PDF, sondern ein Datenpunkt

Ein PDF ist fertig, sobald du es verschickst. Ändert das Hotel den Tarif, verlängert die Frist oder stockt das Kontingent auf, müsstest du ein neues Dokument bauen und alle noch einmal anschreiben. In der digitalen Einladung änderst du den Text an einer Stelle. Der Link bleibt derselbe, und jeder Gast sieht beim Öffnen die aktuelle Fassung – auch Wochen nach dem ersten Versand.

• Hotelname, Adresse und Telefon in eine eigene Szene, nicht in eine Fußnote am Ende.
• Den Code als eigene Zeile: „Hotel Sonne, Bahnhofstraße 4, Code HOCHZEIT2026, buchen bis 15. März“.
• Ändert das Hotel Tarif oder Frist, änderst du nur diese Szene. Der Link bleibt gleich, niemand lädt etwas neu herunter.
• Sind am 10. März nur noch fünf der zwanzig Zimmer frei, schreibst du die Zahl dazu – ohne WhatsApp-Runde.

Was im Preis fürs Zimmerkontingent steckt

Beim Zimmerkontingent vergleichst du selten eine Zahl, sondern drei. Frag nach dem Preis pro Zimmer und Nacht, nach der Kaution und danach, was passiert, wenn ihr Zimmer zurückgebt, die niemand gebucht hat. Manche Hotels rechnen pauschal ab, andere pro Nacht.

Frag außerdem, ob Frühstück, Parkplatz oder später Check-out im Gruppentarif enthalten sind. Der Unterschied liegt oft nicht im Zimmerpreis, sondern in dem, was dazukommt. Lass dir die Aufstellung schriftlich geben und setz die Frist so, dass Gäste entscheiden können, bevor sie Urlaub einreichen oder Flüge buchen.

Ein Hotelcode gehört dorthin, wo die Gäste ohnehin schon sind: in die Einladung.

Der Link wird geöffnet, das PDF nicht

Niemand öffnet ein PDF, um einen Code zu suchen, während er im Bus sitzt und überlegt, ob er jetzt bucht. Eine Szene „Wo schlafen“ mit Code, Buchungslink und Hoteltelefon liegt in derselben Einladung wie das RSVP. Wer fragt, bekommt den Link – nicht das Dokument und nicht die Rückfrage, ob es die aktuelle Version ist.

Ohne Werbeton: der Code als Information

Schreib den Code so, wie du einer Freundin eine Adresse schickst: „Hotel Sonne, Bahnhofstraße 4, Code HOCHZEIT2026, bis 15. März“. Ein Foto vom Hotel oder von der Straße hilft beim Einordnen. Im Feld für den Ort setzt du den Kartenpunkt, damit der Weg von der Trauung zum Hotel sichtbar ist, ohne die Einladung zu verlassen.

Wenn das Hotel dir einen Code gegeben hat, lass ihn nicht in einer Datei verschwinden. Bau deine digitale Einladung mit Send The Joy: 29,99 EUR einmalig, keine Abo-Kosten. Du probierst die Gestaltung gratis aus, siehst den Hoteltext vor dem Kauf und hast Code, Karte und Rückmeldungen unter einem Link.