Galadinner mit Spendenauktion: der Fehler beim Startpreis

Der Moderator hält das Mikrofon, liest das Los vor und fragt nach dem ersten Gebot. Stille. An Tisch 4 schaut jemand in sein Weinglas, an Tisch 7 flüstert ein Paar. Das Los ist 300 Euro wert, aber niemand weiß, wo man anfängt, und nach dreißig Sekunden geht der Moderator weiter. Die Spendenauktion beim Galadinner ist vorbei, bevor sie begonnen hat.

Der Fehler sitzt selten im Saal. Er sitzt vorher: beim Startpreis, bei der Reihenfolge der Lose, bei den Gebotszetteln. Das sind die Stellen, an denen Benefiz-Galas regelmäßig Geld liegen lassen, und alle lassen sich vor dem ersten Gang regeln. Wer das vorher klärt, muss am Abend nur noch den Saal lesen und nicht mehr improvisieren.

Spendenauktion beim Galadinner: ohne Startpreis bleibt das Gebot aus

Wer vorne steht und selbst nicht weiß, ob das Los bei 100 oder bei 250 losgeht, zögert. Dieses Zögern überträgt sich auf den ganzen Saal. Der Startpreis gehört vorher aufs Papier und vorher auf den Bildschirm, nicht ins Bauchgefühl des Moderators. Der Moderator kann nur vorlesen, was auf dem Zettel steht. Alles andere muss er erfinden, und Erfinden hört man.

• Schreib den Startpreis für jedes Los vorab auf. Wenn der Moderator stockt, hebt an Tisch 4 niemand die Hand, und das Los bleibt ohne erstes Gebot.
• Setz den Startpreis klar unter den Wert des Loses. Ein Los mit 300 Euro Wert und Startpreis 120 läuft von allein an, eines mit Startpreis 290 bleibt liegen.
• Sag den Startpreis laut und zeig ihn auf dem Bildschirm oder auf dem Zettel am Tisch, bevor das Los aufgerufen wird. Niemand bietet auf etwas, dessen Einstieg er nicht kennt.
• Nenne jedes Los mit vollem Namen. 'Weinprobe für vier' wirft Fragen auf, 'geführte Weinprobe für vier Personen, Termin nach Absprache' nicht.

Die Reihenfolge der Lose bestimmt das Tempo im Saal

Die ersten Lose entscheiden, wie der Saal tickt. Wer mit dem wertvollsten Stück beginnt, hat danach nur noch eine Abwärtsbewegung im Programm. Ein bis zwei günstige Lose zum Aufwärmen bringen mehr als der stärkste Posten am Anfang. Ein Los direkt nach dem Hauptgang hat weniger Saal als eines nach dem Dessert.

Rechne die Zeit nach. Zwölf Lose zu je vier Minuten sind achtundvierzig Minuten Auktion. Das steht entweder im Ablauf oder du kürzt die Liste vorher. Und das begehrteste Los gehört nach dem Dessert, wenn der Saal warm ist und der Kaffee noch niemanden auf die Terrasse gezogen hat. Der Abend hat eine natürliche Kurve, und die Lose sollten ihr folgen.

Eine Spendenauktion gewinnt nicht, wer den lautesten Saal hat, sondern wer den Startpreis vorher aufgeschrieben hat.

Letzte Änderung: Uhrzeit, Los oder Preis

Fällt ein Los am Nachmittag weg oder ändert sich der Startpreis um 17 Uhr, heißt es auf Papier: neu drucken und jeden Gast einzeln per WhatsApp informieren. Mit einer digitalen Einladung bleibt der Link derselbe. Du korrigierst den Startpreis oder die Uhrzeit, und der Gast sieht beim Öffnen die aktuelle Fassung, ohne dass du etwas neu verschickst. Also: Schreib diese Woche deinen Auktionsablauf auf und leg den Startpreis für jedes Los schriftlich fest, bevor jemand das Mikrofon nimmt.