Galadinner im Hotel: Was das Budget wirklich kostet

Der Angebotsordner vom Hotel liegt auf dem Küchentisch, daneben deine Gästeliste. Auf der ersten Seite steht eine Zahl, die machbar klingt: 92 Euro pro Person für das Galadinner. Auf Seite drei kommen Saalmiete, Technikpauschale und Getränke dazu. Aus einem Abend ist ein anderes Budget geworden.

Das ist keine böse Überraschung, sondern normale Hotelkalkulation. Menü, Getränke, Raum und Personal werden getrennt gerechnet. Wer das Angebot Zeile für Zeile liest, kann vorher rechnen. Wer nur die erste Zahl sieht, bekommt die Rechnung später – und dann ist die Gästeliste schon verschickt.

Galadinner im Hotel: Der Preis pro Person ist nicht das Budget

Das „pro Person“ deckt meistens nur das Essen. Getränke, Service, Steuern und Raummiete stehen in eigenen Zeilen, und manche davon tauchen erst im Endangebot auf. Lass dir eine Aufschlüsselung geben, die diese Posten trennt. Danach weißt du, ob dein Budget trägt – oder ob du beim Menü eine Stufe zurückgehst.

• Menü, Getränke, Service, Steuern und Saalmiete getrennt ausweisen lassen. „Pro Person“ heißt fast immer nur der gastronomische Teil.
• Fragen, ob Wasser, Brot, Kaffee und der Empfangssekt im Gedeck enthalten sind oder separat auf die Rechnung kommen. Bei zehn Gedecken ist das eine eigene Zeile.
• Mindestzahl der Gäste und die Regel bei Absagen schriftlich festhalten. Fallen acht Zusagen kurzfristig weg, kann das Hotel die vereinbarte Zahl berechnen.
• Prüfen, ob der Preis an Wochentag, Saison oder Gästezahl gekoppelt ist. Samstag im Dezember kostet anders als Donnerstag im Februar.

Der Saal kostet extra: Montage, Technik, Abbaustunden

Der Raum ist eine eigene Position. Dazu kommen Aufbau und Abbau, und der Wechsel von runden Tischen auf Cocktailbestuhlung steht oft als neue Zeile im Angebot. Frag vorher, was ein Umbau kostet und wie lange das Personal dafür einplant.

Bei Technik wird es kleinteilig: Beamer, Leinwand, Mikrofon, Verkabelung. Technikerstunden sind selten inklusive. Ein Schluss vor Mitternacht kann den Saal günstiger machen – dann muss der letzte Tanz aber woandershin, und du brauchst eine zweite Location.

Lies das Angebot wie eine Rechnung, nicht wie eine Broschüre.

Getränke und Bar: Die Uhr entscheidet

Trenne drei Dinge: Verbrauch pro Flasche, Freigetränke pro Stunde und Korkengeld. Schreib die Uhrzeit fest, ab der die Bar schließt. Frag außerdem, ob der Getränkeservice während des Essens pausiert und ob jemand ein einzelnes Glas bestellen kann, ohne dass dafür eine Flasche geöffnet wird. Auch Wasser und alkoholfreie Getränke kosten Geld – plane pro Person eine Alternative ein.

Extras, die am Schluss auftauchen

Blumenschmuck, Kerzen, Beschilderung, Garderobe, Live-Musik und DJ laufen separat. Hol dir von jedem Anbieter ein schriftliches Angebot und frag, ob das Hotel für externe Dienstleister eine Pauschale berechnet. Rechne außerdem nach, ob Service und Steuern auf das Essen oder auf die Gesamtsumme gerechnet werden.

Transport und Parken werden gern vergessen. Liegt das Haus außerhalb des Zentrums, frag nach Shuttle oder reservierten Plätzen. Das sind Posten, die auf keiner Menükarte stehen, aber in deiner Summe landen.

Bevor du unterschreibst, leg das aufgeschlüsselte Budget neben deine echte Gästeliste und rechne mit der letzten Zahl, nicht mit der ersten. Danach kommt die Einladung: Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Du teilst sie per Link, QR-Code oder Nachricht, deine Gäste antworten direkt in derselben Einladung vom Handy – ohne App zu installieren. Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode kannst du später ändern, der Link bleibt derselbe, und niemand muss Umschläge nachschicken. Für die Großeltern oder als Erinnerung druckst du ein paar Karten und schickst allen anderen den Link.