Gala-Dinner-Budget: So kalkuliert ihr ohne Schrecken

Der Caterer schickt das Angebot: ein Preis pro Person, der machbar klingt. Ihr rechnet im Kopf – achtzig Gäste, dazu Saal, Musik, Blumen – und zwei Wochen später steht eine Summe auf dem Papier, die höher liegt als gedacht. Nicht weil jemand zu viel verlangt, sondern weil ein Gala-Dinner-Budget zwei Sorten von Zeilen hat und beide im selben Topf landen.

Es hält, wenn ihr diese zwei Sorten trennt: die Zeilen, die mit jedem Gast wachsen, und die Zeilen, die einmal anfallen. Danach kommen die Posten, die im ersten Angebot gern fehlen.

Gala-Dinner-Budget: pro Kopf und einmalig getrennt rechnen

Pro Kopf heißt: Menü, Getränke und Gedeck mal der Zahl der Zusagen. Jeder Euro, den das Menü teurer wird, wird mit jedem Gast multipliziert. Einmalig heißt: Saal, Musik, Blumen, Fotograf. Diese Zeilen bleiben stehen, auch wenn zwanzig Leute absagen.

• Ein Euro mehr beim Menü sind bei achtzig Gästen achtzig Euro mehr – zuerst dort rechnen, dann am Rahmen.
• Saalmiete, Musik, Blumen und Fotograf fallen einmal an. Absagen senken diese Zeilen nicht.
• Rechnet pro Tisch, nicht nur pro Person: sechs runde Tische brauchen sechs Mittelstücke und je zehn Gedecke.
• Legt eine dritte Spalte an: Überstunde, Nachzügler, zusätzliche Getränke. Die prüft ihr jede Woche vor dem Fest.

Was im Catering-Angebot oft fehlt

Steht beim Preis pro Gedeck nichts von Mehrwertsteuer und Service, fragt nach. Sonst kommen beide Posten erst beim Abschluss dazu und die Zahl pro Gast stimmt nicht mehr. Dasselbe bei der Bar: Der Preis gilt für eine festgelegte Zahl von Stunden, jede weitere Stunde kostet extra. Klärt vorher, was eine Überstunde mit Bar und Personal kostet.

Und klärt die garantierte Mindestzahl an Gästen. Fragt schriftlich, was passiert, wenn ihr darunter bleibt – das verändert jede Rechnung pro Kopf. Vergleicht zwei Häuser erst, wenn Miete, Betreuung, Reinigung und Garderobe einzeln aufgeführt sind.

Trennt pro Kopf von einmalig, und das Gala-Dinner hört auf, eine Überraschung zu sein.

Die Einladung ist eine feste Zeile, keine Stückzahl

Bei Papier rechnet ihr pro Stück: Karten, Umschläge, Versand – und bei jeder Änderung noch einmal. Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR als Einmalzahlung, ohne Abo. Uhrzeit, Ort, Dresscode oder eine Zeile ändert ihr nach dem Versenden, der Link bleibt derselbe und alle sehen die aktuelle Fassung. Nachdrucken und Nachschicken fällt weg. Fotos, Musik und Formular richtet ihr im Browser ein, ohne etwas zu installieren; die Gäste brauchen keine App.

Zusagen landen in einer Liste, nicht im Chat

Die Antworten kommen in der Einladung selbst an, als Liste, in der ihr seht, wer zugesagt hat. Die Fragen im Formular stellt ihr so zusammen, wie ihr sie braucht. Niemandem hinterhertelefonieren, keine Antworten aus drei Chats zusammensuchen. Und wer den Abend in der Hand halten will: Link für alle, ein paar gedruckte Exemplare für die, die wirklich sammeln.

Mit drei Spalten, schriftlich bestätigtem Preis pro Gedeck und einer festen Zeile für die Einladung wird die Planung ruhiger. Probiert die Einladung zuerst kostenlos aus und bearbeitet die Titelseite, ohne zu zahlen. Mit dem Kauf schaltet ihr alle Szenen frei – für 29,99 EUR, einmalig – und die Zusagen kommen sortiert im selben Link an. Wenn das Datum steht, baut die Einladung in Send The Joy.