Fehler in der Gästeliste digitaler Hochzeitseinladungen

Es ist der Abend, an dem der Sitzplan fertig werden soll. Auf dem Bildschirm stehen zwei Zeilen: „Marta García“ und „Marta G.“. Beide haben zugesagt. Ihr wisst, dass es dieselbe Person ist. Der Sitzplan weiß es nicht – und rechnet mit zwei Stühlen.

So entstehen die meisten Fehler in der Gästeliste: nicht aus Schlamperei, sondern weil die Informationen aus fünf Richtungen kommen. Ein Anruf, eine Sprachnachricht, ein Formular, ein Zettel am Kühlschrank. Wer die Liste für eine digitale Hochzeitseinladung nicht an einer einzigen Stelle führt, zählt am Ende Gäste, die nicht kommen – und übersieht welche, die kommen. Ein Name, der doppelt drinsteht, kostet einen Platz. Ein Name, der fehlt, kostet einen Gast.

Fehler in der Gästeliste: der Doppelname, der zwei Tische kippt

Ein Duplikat fällt beim Nachzählen nicht auf. Beim Sitzplan schon: zwei Namen, zwei Stühle, ein Mensch. Dazu ein Tisch, an dem jemand fehlt, weil für ihn schon woanders gedeckt ist. Meist passiert das, wenn eine Familie die Namen des Paares durchgibt und die andere nur einen davon. Oder wenn zwei Gäste wirklich denselben Vornamen haben – dann hängt es an einer Initiale: Ana Ruiz und Ana Romero sind nicht dieselbe Person.

• Eine Zeile pro Person: Kommen vier Leute, stehen vier Namen mit Nachnamen in der Tabelle – nicht „Familie Berger“.
• Eine eindeutige Kennung: Handynummer oder E-Mail, damit ihr Duplikate findet, bevor ihr Stühle zählt.
• Eine Spalte „Quelle“: Wer hat die Person eingeladen? So rutscht niemand über zwei Familien doppelt in die Liste.
• Eine Spalte „bestätigt“, die nur aus dem RSVP gesetzt wird – nie aus einer Nachricht nebenbei.

Das +1 ohne Namen belegt einen Geisterplatz

„Ana und Begleitung“ liest sich harmlos. Beim Gedecke-Zählen ist es eine offene Frage: eine Person oder zwei? Am Tag des Sitzplans fehlt dann ein Gedeck, oder es steht eines zu viel.

Baut die Frage ins RSVP ein: nicht nur Ja oder Nein, sondern ein Feld für den Namen der Begleitung. Wer den Namen noch nicht weiß, bekommt eine Notiz in der Tabelle – aber kein Häkchen. Geht die Notizen eine Woche vorher durch, bevor ihr die Liste schließt.

Ein Tippfehler lässt einen Tisch ohne Schild zurück

„Mari Pepa“ in der Liste, „María José“ auf dem Sitzplan: Jemand sucht seinen Platz und findet ihn nicht, und ein Kärtchen bleibt übrig. Schreibt Namen so, wie Gäste sie im RSVP eintragen – mit Umlauten, Akzenten und Nachnamen, ohne Kosenamen. Wird die Einladung in mehreren Sprachen gelesen, prüft, ob Vor- und Nachname nicht vertauscht wurden. Namen werden nicht übersetzt.

Wer die Gästeliste an einer Stelle führt, hat den Sitzplan fast fertig.

WhatsApp ist keine Gästeliste

Die Tante bestätigt per Sprachnachricht, der Cousin mit einem Sticker, eine Freundin antwortet im falschen Gruppenchat. Am Ende weiß niemand, ob sie gezählt sind. Bei einer digitalen Einladung landen die Antworten in der Einladung selbst, in einer Liste, die ihr jederzeit öffnet – ohne App, einfach im Browser. Ändert ihr Uhrzeit, Ort oder Dresscode, gilt derselbe Link weiter, und niemand muss etwas neu verschicken. Schließt die Liste, bevor ihr den Sitzplan schreibt, und lest sie einmal laut durch: Name für Name gegen die Kärtchen. Vorher könnt ihr die Einladung gratis ausprobieren. Im Testmodus gestaltet ihr die Startseite ohne zu zahlen; der Preis liegt bei 29,99 EUR pro Einladung, einmalig und ohne Abo.