Einladungen fürs Galadinner mit Sponsoren schreiben

Du hast die Location gebucht, das Menü steht, der Fotograf ist bestätigt. Dann kommt die Liste mit sechs Sponsoren, und niemand weiß so richtig, wie man sie einlädt. Also schickst du eine Mail an alle zusammen, setzt das Logo nach oben, Betreff: Einladung Galadinner. Und dann warten alle.

Ein Sponsor, der sich wie eine Werbefläche behandelt fühlt, sagt höflich zu und kommt mit einem Katalog unterm Arm. Einer, den du als Gast ansprichst, kommt mit echtem Interesse. Der Unterschied liegt nicht im Budget. Er liegt in den ersten drei Zeilen deiner Einladung, in der Anrede und in der Frage, die am Ende steht.

Einladungen für Galadinner mit Sponsoren: der Mensch vor dem Logo

Bevor irgendwo ein Logo steht, steht ein Name. Nicht an unsere geschätzten Partner, sondern z. Hd. Frau Marta Ruiz, Leiterin Partnerschaften. Ein Name im Kopf einer Einladung macht aus einer Spende eine Zusage. Ein Satz erklärt, was dieser Mensch möglich macht: Dank eurer Unterstützung feiern wir heute den Branchentreff des Jahres. Und die Einladung geht an eine konkrete Person, nicht an info@. Ist es ein Team, nimm die, die entscheidet, und die, die tatsächlich kommt.

• Name, Funktion und korrekte Anrede in der Begrüßung
• Genaue Rolle: Hauptsponsor, Kooperationspartner oder Unterstützer
• Ein Satz, der die Wirkung zeigt: Dank eurer Unterstützung feiern wir heute den Branchentreff des Jahres.
• Ein echter Empfänger statt info@: bei einem Team die Person, die entscheidet, und die, die kommt

Die Reihenfolge: erst die Gala, dann die Marke

Auf die Titelseite kommen Name des Abends, Datum und Stadt. Nicht das Logo. Das Sponsoring erscheint weiter hinten, im Block für Anerkennung, getrennt nach Kategorie: Hauptpartner, Kooperation, Unterstützung. Danach zwei Sätze zum Zweck des Abends. So sieht jeder, wo er steht, ohne dass es wie eine Rangliste wirkt.

Wenn ein Sponsor einen Preis übergibt oder ein Grußwort spricht, nenn den genauen Moment: 20:45 Grußwort von ... Die Person weiß dann, wann sie dran ist, und muss nicht dreimal nachfragen. Das gehört in dieselbe Einladung, nicht in eine Extramail zwei Tage vorher.

Ein Sponsor ist kein Werbebanner. Es ist jemand, der mit am Tisch sitzt.

Was in 20 Sekunden gelesen wird

Ankunft, Dinner und Dresscode stehen in getrennten Zeilen: Empfang 19:30, Dinner 20:15, Abendgarderobe. Dazu ein Satz, der nur für diesen Sponsor gilt: Wir freuen uns, wenn ihr beim Aperitif dabei seid. Und am Ende eine klare Frage mit Datum: Könnt ihr bis zum 10. Mai zusagen? Ohne Datum bleibt die Antwort liegen.

So wirkt die Einladung nicht wie Werbung

Kein Logo als Titelbild. Nimm ein Foto vom Saal, einen gedeckten Tisch oder ein Detail der Dekoration, und lass das Logo im Block für Anerkennung. Schreib das Sponsoring aktiv: Mit Unterstützung von X klingt anders als Gesponsert von X. Und setz pro Szene nur eine Handlung: zusagen, Karte öffnen oder Dresscode lesen. Drei Buttons nebeneinander machen Lärm.

Wenn du eine Gala mit Sponsoren vorbereitest, fang bei der Einladung an. Behandle jeden als Gast, nicht als Anzeige. Bei Send The Joy probierst du das Design gratis und veröffentlichst die digitale Einladung für 29,99 EUR, ohne Papier und ohne Versand.