Einladung zur Doktorverteidigung: Ort, Zeit und Umtrunk

Der Prüfungsausschuss hat Ja gesagt. Der Termin steht, die Familie fragt seit Wochen nach, und am Abend vorher schreibst du zum fünften Mal in dieselbe WhatsApp-Gruppe: um elf im Hörsaal 3.2, und danach? Genau dort geht die Planung schief — nicht bei der Verteidigung, sondern bei der Frage, wann und wo angestoßen wird.

Eine Einladung zur Doktorverteidigung beantwortet beide Fragen in zwei Zeilen: eine für den Akt, eine für den Umtrunk. Und wenn Raum oder Uhrzeit sich verschieben, änderst du die Zeile, ohne etwas neu zu verschicken.

Verteidigung und Umtrunk: zwei Termine, zwei Orte

Der Hörsaal hat eine exakte Uhrzeit und eine begrenzte Zahl Plätze. Der Umtrunk fällt später, meist im Gang vor dem Institut, auf der Terrasse oder im Café um die Ecke. Zwei verschiedene Angaben — und deine Gäste brauchen beide, sonst stehen sie um halb zwei allein vor der geschlossenen Tür.

• „Verteidigung 11:00, Hörsaal 3.2 · Umtrunk 13:30, Terrasse Gebäude B“ — zwei Zeilen, zwei Orte, keine Rückfragen.
• Ohne die zweite Zeile geht die halbe Verwandtschaft heim, genau wenn es gemütlich wird.
• Kommt Verwandtschaft aus dem Ausland oder sitzt jemand aus einem anderen Fach im Ausschuss, lässt sich der Inhalt der Einladung pro Sprache einstellen — die Website bietet sieben Sprachen.
• Frag im Formular ab, ob jemand nur zur Verteidigung oder auch zum Umtrunk kommt: So weißt du, wie viele Gläser du brauchst.

Einladung zur Doktorverteidigung: die Angaben in fünf Sekunden

Rubrik, Name, Titel der Arbeit, Datum, Uhrzeit, Ort: Jede Angabe hat im Editor ihr eigenes Feld. Nichts verrutscht, egal ob der Titel drei Wörter lang ist oder drei Zeilen. Der Zeichenzähler meldet sich, bevor der Text zu lang wird. In Österreich heißt der Termin Defensio, in der Schweiz Disputation — ins Feld passt beides.

Der Ort bekommt einen Link zur Karte; am Instituts-Eingang mit dem Handy eine Adresse abtippen will niemand. Das Titelbild kann ein Foto aus der Bibliothek sein, vom Schreibtisch oder vom Tag der Verteidigung — bis zu sechs eigene Fotos sind möglich, sie rahmen sich selbst ein und lassen sich austauschen. Und ein kurzer Satz wirkt mehr als ein Absatz Dank: „Kommt danach mit auf den Hof.“

Der Ausschuss hat Ja gesagt. Die Einladung muss nur noch sagen, wo und wann angestoßen wird.

Zusagen: wie viele Gläser du bestellen musst

Die Rückmeldungen landen in derselben Einladung, in einer Liste. Das „Kommst du jetzt oder nicht?“ am Vorabend fällt weg.

Die Fragen im Formular stellst du selbst zusammen. Zum Beispiel: „Nur zur Verteidigung oder auch zum Umtrunk?“ Damit weißt du, wie viele Gläser du brauchst. Geantwortet wird vom Handy, vom Tablet oder vom Rechner, im Browser, ohne App.

Der Hörsaal hat die Etage gewechselt — und niemand hat es gemerkt

Nach dem Verschicken kannst du alles bearbeiten, und der Link bleibt derselbe: Verteidigung von der dritten in die erste Etage? Korrigieren, fertig. Für Uhrzeit, Raum, Karte, Dresscode oder den Satz auf der Startseite musst du niemandem eine zweite Nachricht schicken — jeder Gast sieht beim Öffnen die aktuelle Version. Wer trotzdem ein Blatt zum Aufheben will, kombiniert: Link für alle, ein paar Ausdrucke für die Schublade. Probier ein Design gratis im Testmodus, personalisiere es im Browser und veröffentliche mit einem Klick: 29,99 EUR, einmalig.