Einladungen für das Charity-Gala-Dinner mit Auktion

Es ist 19:45, die Gala beginnt um 20:00, und im Chat der Tischrunde stehen drei Fragen direkt untereinander. Welcher Dresscode? Was kostet der Platz? Wie läuft die Auktion? Drei Gäste brauchen nur eine Antwort, und niemand gibt sie schnell genug.

Dresscode, Platzpreis und die Regeln der Versteigerung passen auf eine Seite. Steht dort alles, fragt niemand zweimal nach. Darum geht es hier: um Einladungen für das Charity-Gala-Dinner mit Auktion, die die Fragen vorwegnehmen, statt sie in den Gruppenchat zu schieben.

Der Dresscode steht in der Einladung, nicht im Gruppenchat

Schreib den Dresscode aus, statt ihn abzukürzen. 'Black Tie' allein lässt offen, wie streng der Abend wirklich ist, und ein Teil der Gäste war noch nie auf einer Gala. Eine Zeile, nach der man sich richten kann, reicht völlig.

• Nenn den Dresscode beim Namen: 'Großer Abend – Smoking und langes Kleid' oder 'Black Tie'. Bleibt es vage, schreiben dir am selben Abend drei Gäste privat.
• Feierst du im Garten oder auf Steinboden, sag das Schuhwerk dazu: 'Teppich im Saal, Kies am Eingang'. Genau danach wird am häufigsten gefragt.
• Eine Farbnotiz hilft mehr als eine Verbotsliste: 'dunkle Töne, Rot heben wir uns für die Gebote auf'.
• Setz den Dresscode unter Datum und Uhrzeit, nicht ans Ende. Dann liest ihn jeder, bevor er zusagt.

Was bei Einladungen für das Charity-Gala-Dinner mit Auktion zum Preis gehört

Ein Preis, ein Stichtag, keine Spannen: 'Platz 120 € pro Person, bis 10. März.' Wer 'auf Anfrage' liest, sagt nicht zu, sondern schiebt es auf.

Sag in einem Satz, was im Platzpreis steckt: Drei-Gänge-Menü, Wein aus dem Haus, die Versteigerung danach. Dann muss niemand überschlagen, ob das Taxi extra geht.

Gibt es eine Spendenzeile für alle, die nicht kommen können, gehört sie auf dieselbe Seite und vor den Bestätigen-Knopf. Wer zu Hause bleibt, gibt auch.

Wer Dresscode, Preis und Ablauf vorher liest, fragt am Abend nicht mehr nach.

Die Auktion erklärt man vor dem ersten Gang

Ordne den Abend in Zeiten: Empfang um 20 Uhr, Dinner um 21 Uhr, stille Auktion zum Kaffee, Zuschlag um 23 Uhr. Jeder Gast entscheidet dann selbst, bis wann er bleibt.

Gib den Losen Namen: 'Los 1, Wochenende an der Küste. Los 2, Dinner für zwei.' Wer weiß, worauf er bietet, bietet mit.

Den Mechanismus erklärst du in einem Absatz: Papier auf jedem Tisch oder ein Umschlag, der mit dem Kaffee eingesammelt wird. Ein Reglement über drei Seiten braucht niemand.

Uhrzeit, Anfahrt und Trinkspruch: die Fragen um Viertel vor acht

Sag den Trinkspruch an: 'Um 22:30, Glas in der Hand, zwei Minuten, die Vorsitzende der Stiftung.' Niemand stößt an, wenn er dran ist, sondern wenn es angesagt wird.

Karte und Parkplätze gehören neben die Uhrzeit auf dieselbe Seite. Die Nachricht um Viertel vor acht ist immer dieselbe: 'Wo parkt man?'

Und ein Satz zu Fotos spart das Blitzlicht mitten in der Rede: 'Tischfotos gern, ohne Blitz während der Reden.'

Deine Gala hat Dresscode, Platzpreis und Auktion auf einer Seite, die man am Handy öffnet. Veröffentliche die Einladung, schick den Link, und die Zusagen kommen sortiert in einer Liste an.