Digitale Einladung: wann senden für Halloween am 31

Es ist 16:40 am 31. Oktober, die Kerzen in den Kürbissen sind noch nicht angezündet, und es klingelt schon. Vor der Tür steht ein Skelett mit Turnbeutel und fragt, wo die anderen sind. So geht ein Nachmittag schief, wenn die Eltern erst zwei Tage vorher erfahren, wann es losgeht und wann sie wieder abholen dürfen. Eine digitale Einladung löst genau das: eine eigene Webseite für euer Fest, die ihr heute noch im Katalog zusammenstellt, per Link verschickt und in der die Zu- und Absagen direkt auflaufen. Wichtig ist nur, dass sie früh genug rausgeht – wann ihr die Halloween-Einladungen für einen Nachmittag am 31. verschickt, steht hier Schritt für Schritt.

Die Rechnung ist einfach. Ein Nachmittag von 17:00 bis 19:00 klingt nach wenig, ist für Familien mit zwei Kindern und einem Auto aber ein halber Tag, der umgestellt werden muss. Wer elf Tage Vorlauf hat, kann planen und sagt zu. Wer am 30. eine Nachricht bekommt, sagt ab oder kommt ohne Kostüm.

Digitale Einladung für den 31.: der Countdown ab dem 20. Oktober

Der 20. Oktober ist der Startschuss. An diesem Tag geht der Link raus, und ihr habt elf Tage Zeit, bis um 17:00 der erste Gast im Flur steht. Tragt die Uhrzeit selbst in euren Kalender ein, sonst diskutiert ihr am 28. noch darüber, ob es jetzt 16:00 oder 17:00 heißt.

• 20. Oktober: Einladung raus, elf Tage Vorlauf bis zum Fest.
• 17:00 Beginn, 19:00 Abholung – dieses Zeitfenster gehört in die erste Zeile.
• Beispiel für die Klassengruppe: „Halloween-Nachmittag bei uns, 31. Oktober, 17:00, Abholung 19:00, kommt verkleidet – hier der Link.“
• 29. Oktober: Rückmeldeschluss, damit ihr Getränke, Becher und Sitzplätze zählen könnt.

Kostümzeile und Abholung um 19:00: was in die Einladung gehört

Zwei Angaben ersparen euch zwanzig Rückfragen: der Dresscode und die Abholzeit. Schreibt nicht „nachmittags“, sondern 19:00. Schreibt nicht „gruselig“, sondern was ihr meint: „Kommt verkleidet – Spaßgrusel, kein Blut, keine Masken, die die Kleinen erschrecken.“ Für Kinder zwischen 6 und 10 reicht das als Code, und die Eltern wissen, dass sie kein zweites Kostüm kaufen müssen.

Bei der Abholung hilft der ganze Weg: „Abholung um 19:00 am Hauseingang, dritter Stock, bei uns klingeln.“ Wer sein Kind nicht selbst holen kann, schreibt das in die Antwort. Und wenn jemand nichts mit Nüssen oder Milch darf: eine Zeile im Einladungstext und eine Frage im Bestätigungsformular, die ihr selbst formuliert. So landet die Info bei euch und nicht in einem Chatverlauf mit vierzig Nachrichten.

Verkleidet, Spaß statt Schrecken, Abholung um 19:00 – drei Sätze, und niemand muss nachfragen.

Drei Wellen: so verschickt ihr die digitalen Einladungen ohne Nachfragen

Die Einladung ist eine Webseite mit eigenem Link, kein PDF. Niemand muss eine App installieren, alle öffnen sie im Browser auf dem Handy. Verschiebt sich am 28. die Abholung auf 19:30 oder kommt die genaue Wohnung dazu: ihr ändert es im Editor, der Link bleibt derselbe, und alle sehen die neue Version. Kein zweiter Versand, kein neuer Zettel.

• Erste Welle am 20. Oktober: alle bekommen den Link, mit Datum, 17:00 und 19:00 in der ersten Zeile.
• Zweite Welle am 26. Oktober: eine kurze Nachricht an alle, die noch nicht geantwortet haben, mit dem gleichen Link.
• Dritte Welle am 29. Oktober: Rückmeldeschluss, danach plant ihr Getränke und Sitzplätze im Wohnzimmer.

Ihr müsst dafür nichts basteln: Design auswählen, Rührtext, Namen, Datum, Uhrzeit und Ort in die Felder eintragen, bis zu sechs eigene Fotos einsetzen, Musik und die Fragen für die Rückmeldungen festlegen, Vorschau ansehen, veröffentlichen. 29,99 EUR, einmal bezahlt, kein Abo. Die Antworten liegen danach als sortierte Liste in der Einladung, inklusive der Frage, wer das Kind abholt. Schickt den Link am 20. Oktober los, dann arbeitet er bis zum Klingeln am 31. für euch.