Digitale Einladung: QR-Code oder Menükarte bei der Gala

Zwölf Gäste, ein langer Tisch, und in der Mitte steht ein Aufsteller mit QR-Code statt Menükarte. Am Ende der Tafel lehnt sich jemand vor, kneift die Augen zusammen und fragt in die Runde, ob es heute Abend Fisch gibt. In dieser Sekunde entscheidet sich, ob dein Gala-Dinner ruhig läuft oder ob du dieselbe Frage zehnmal beantwortest. Eine Digitale Einladung löst das mit einem Link statt mit Papier: Design aus der Kollektion wählen, Uhrzeit, Ort und Dresscode eintragen, veröffentlichen. Heute noch.

Ob QR-Code oder gedruckte Menükarte besser passt, ist keine Geschmacksfrage. Es geht um Etikett, um das Tempo beim Servieren und darum, wer nachträgt, wenn sich etwas ändert. Diese Punkte entscheiden am Tisch.

QR-Code oder Menükarte: Der Tisch entscheidet in fünf Sekunden

Ein QR-Code in der Tischecke verlangt, dass dein Gast das Handy entsperrt, die Kamera sucht und auf ein Display schaut. Eine gedruckte Karte liest sich mit einem Blick und hängt an keiner Batterie. Bei einer Tafel mit zwölf Gästen reicht ein einzelner Code in der Mitte nicht: An den Enden bleibt nur kleine Schrift.

• Aufsteller in der Tischmitte heißt zwölf Gäste, ein kleines Display. Plane einen QR-Code pro zwei Personen oder eine Karte pro Paar.
• Papier liest sich ohne Entsperren, ohne Kamera, ohne Datenverbindung.
• Auf der Karte kreuzt der Gast mit dem Kugelschreiber des Caterings an. Danach musst du die Karten wieder einsammeln.
• Beide Wege sagen nur, was es zu essen gibt. Wann es losgeht und bis wann du Bescheid brauchst, gehört nicht auf die Menükarte.

Etikett: Das Handy darf den Trinkspruch nicht übernehmen

Auf einer festlichen Tafel liegt das Handy neben Wasserglas und Kerze und leuchtet bei jeder Nachricht auf. Eine gedruckte Karte schiebt man zur Seite, sie blinkt nicht. Wenn der QR-Code der einzige Weg zum Menü ist, sag es vorher in der Einladung: Menü per QR-Code, gedruckte Karte auf Wunsch.

Leg trotzdem fünf gedruckte Exemplare dazu. Für Gäste ohne Smartphone, für alle, die es zu Hause gelassen haben, und für die, die beim Essen nicht aufs Display schauen wollen.

Der QR-Code am Tisch ist ein Menü, keine Einladung. Uhrzeit, Ort und Zu- oder Absage gehören in den Link.

Der Fehler: Menü, QR-Code und Einladung vermischen

Das Menü sagt, was auf den Teller kommt. Die Einladung sagt, wann, wo und bis wann du zusagst. Steht beides auf einem Zettel, druckst du zweimal, sobald sich die Uhrzeit ändert. Ein QR-Code am Tisch ersetzt außerdem keine Zu- oder Absage.

• Zähl durch, wie viele Gäste kein Smartphone dabeihaben, und drucke nur für sie.
• Leg fest, wer das Menü ändert, wenn ein Gang ausfällt: mit QR-Code eine Person und ein Link, mit Papier ein neuer Druck.
• Setz den Link der Einladung in denselben QR-Code oder neben das Menü, damit Zusagen nicht per WhatsApp eintrudeln.
• Frag dich vor dem Druck, ob sich Uhrzeit oder Saal noch ändern kann. Wenn ja, gehört das in den Link, nicht auf die Karte.

Die Digitale Einladung, die kein Nachdrucken kennt

Ändert sich die Uhrzeit, der Saal, der Plan oder der Dresscode, bearbeitest du das in Joy Studio, und derselbe Link zeigt die neue Version. Kein Umschlag geht raus, keine Karte wandert in den Müll. Die Zu- und Absagen landen in der Einladung in einer sortierten Liste. Deine Gäste installieren dafür nichts: Der Link öffnet sich im Browser, geantwortet wird vom Handy.

Wenn du für dein Gala-Dinner QR-Code und Menükarte planst, halte die Einladung getrennt: eine Digitale Einladung für Uhrzeit, Ort, Plan und Rückmeldung, und die Karte am Tisch bleibt die Karte. 29,99 EUR pro Einladung, einmalig, ohne Abo.