Digitale Einladung: Gala-Dinner im Hotel oder Restaurant

Donnerstag, 19:40, und im Gruppenchat steht die Frage: „Um wie viel Uhr geht es eigentlich los?“ Die Location ist gebucht, das Menü steht, nur die Uhrzeit hat nie jemand sauber aufgeschrieben. Genau dafür gibt es die digitale Einladung: Du wählst im Katalog ein Design, trägst Datum, Uhrzeit und Ort ein und schickst den Link noch heute Abend – ob das Gala-Dinner im Hotelsaal oder im Sternerestaurant steigt.

Der Unterschied zwischen den beiden Locations liegt nicht im Menü, sondern in den Stunden, im Dresscode und in der Zahl, die am Ende pro Person auf der Rechnung steht. Plane in genau dieser Reihenfolge.

Gala-Dinner im Hotel oder Restaurant: Die Rechnung beginnt beim Menü

Im Hotelsaal zahlst du den Raum mit, im Restaurant den Ruf der Küche. Beides ist kalkulierbar, wenn du beim ersten Gespräch nach dem aufgeschlüsselten Angebot fragst: Saalmiete, Preis pro Gedeck, Bar nach Stunden und die Frage, ob die Mehrwertsteuer drin ist. Die Überraschung steckt selten im Menü, sondern in den Barstunden.

• Gesamtpreis pro Person, inklusive Getränke, Mehrwertsteuer und Service – nicht der Menüpreis ohne Wein.
• Mindestzahl an Gedecken und bis wann die endgültige Zahl beim Bankettleiter liegen muss.
• Uhrzeit für den Cocktail, Uhrzeit für die Tischöffnung und Uhrzeit, wann die Bar schließt.
• Dresscode so aufgeschrieben, wie ein Gast es aussprechen würde, nicht wie der Vertrag es formuliert.

Die Uhrzeit, die falsch auf der Einladung steht: Cocktail oder Tisch

Im Hotelsaal läuft es meist zweistufig: Cocktail um 20:00, Tischöffnung um 21:00. Wer jetzt „20:00 Uhr, Gala-Dinner“ schreibt, hat Gäste, die um 20:00 vor einem leeren Platz stehen und fragen, ob sie sich schon setzen dürfen.

Im Sternerestaurant mit zwei Turns ist deine echte Zeit die Eingangszeit, nicht die Zeit, die du vor Wochen reserviert hast. Ohne konkrete Uhrzeit füllt sich der Gruppenchat mit „wann war es nochmal?“. Und wenn jemand erst um 21:15 auftaucht, ist der Empfang vorbei.

Wer um 21:15 kommt, wenn der Cocktail vorbei ist, stößt nicht mehr mit euch an.

Digitale Einladung: eine verschobene Zeit beim Gala-Dinner ist kein Problem

Wenn der Bankettleiter am Freitag bestätigt, dass der Tisch erst um 21:30 öffnet, änderst du den Text und der Link bleibt derselbe. Niemand muss die alte Nachricht im Gruppenchat heraussuchen. Ort, Karte, Dresscode oder der Satz auf der Einladung lassen sich genauso anpassen, ohne dass du etwas neu verschickst. Es ist eine eigene Webseite für euer Fest: Szenen laufen nacheinander ab, du kannst bis zu sechs eigene Fotos einsetzen, Musik hinterlegen und die Zusagen kommen direkt in der Einladung an, als geordnete Liste – ohne App, nur im Browser. 29,99 EUR pro Einladung, einmalig bezahlt.

Wann Papier trotzdem gewinnt

Wenn jemand die Einladung aufheben will, ist die vernünftige Lösung eine Kombination: Link für alle, ein paar gedruckte Exemplare für die, die sie ins Album kleben. Und wer kein Smartphone nutzt, sagt am besten telefonisch zu – die Einladung selbst braucht immer ein Handy, ein Tablet oder einen Rechner mit Internet.

Bevor du den Vertrag mit dem Hotel unterschreibst, entscheide, wie du die genaue Uhrzeit und den Dresscode durchgibst. Eine digitale Einladung änderst du noch am Donnerstag, und alle sehen die Änderung unter demselben Link. Such dir ein Design aus, probier es kostenlos aus und veröffentliche sie, sobald die Uhrzeit steht.