Digitale Einladung fürs Gala-Dinner mit freier Bar

Es ist zwei Wochen vor dem Gala-Dinner mit freier Bar und du sitzt über der Gästeliste. 120 Namen, ein Teil hat zugesagt, ein Drittel schweigt – und die Frage, die den Abend entscheidet, steht in keiner Antwort: Kommt dieser Mensch nur zum Aperitif oder bleibt er zum Dinner? Eine digitale Einladung aus dem Katalog klärt das, bevor du den Caterer anrufst. Du wählst ein Design, füllst die Felder aus und verschickst den Link noch am selben Abend.

Es geht nicht um die Optik. Es geht darum, dass du vorher weißt, wie viele Tische, wie viele Menüs und wie viel an der Bar gebraucht werden. Genau dafür sind digitale Einladungen da: Die Antworten landen an einer Stelle, in einer Liste, ohne Nachfragen per WhatsApp.

Gala-Dinner mit freier Bar: die Gästezahl steht vor dem ersten Anstoßen

Ein Gala-Dinner mit freier Bar gerät selten wegen des Menüs aus dem Takt, sondern wegen der Zahl. Beispiel: Du lädst 120 Personen ein und bekommst 90 Zusagen. Dann stellst du neun statt zwölf Tische und musst am Abend nicht umbauen. Frag früh ab, nicht drei Tage vorher, und stell eine Frage, die man in zwei Sekunden beantwortet: „Kommst du zum Dinner oder nur zum Aperitif?“

• Zusage mit klarer Auswahl: nur Aperitif, nur Dinner oder beides.
• Antwortfrist zwei Wochen vor dem Fest, sichtbar in der Einladung.
• Eine RSVP-Frage nach der Begleitung, damit du richtig zählst.
• Tische und Menüs erst nach der Frist festlegen, nicht parallel.

Die freie Bar ist kein Blankoscheck

Freie Bar heißt: Du zahlst, was getrunken wird. Also leg vorher fest, in welchem Rahmen. Drei Varianten, die du in der Einladung ankündigst: freie Bar nur im Zeitfenster, Getränkemarken pro Person, oder Wein zum Dinner und danach die normale Karte. Beispiel: freie Bar von 19:00 bis 20:30, danach zahlt jeder seine Getränke selbst. Das ist keine Sparmaßnahme, das ist eine Ansage, die jeder versteht.

Im RSVP fragst du zusätzlich, wer Alkohol trinkt und wer lieber ohne möchte. So weißt du, wie viele Gläser und wie viel Alkoholfreies du vorbereiten lässt. Allergien und Menüwünsche klärst du nicht über die Einladung, sondern direkt mit dem Restaurant – dafür ist das Formular nicht gedacht, und das ist in Ordnung so.

Wer vorher weiß, wer kommt, plant ruhiger. Die Antworten sammelt die Einladung, die Entscheidungen triffst du.

Nur zum Aperitif: den Überraschungseffekt vermeiden

Setz zwei Zeiten, eine für den Aperitif und eine für das Dinner. Beispiel: Aperitif von 19:00 bis 20:30, Dinner um 21:00. Im RSVP steht dann die Frage „Aperitif, Dinner oder beides?“. Damit weißt du, wie viele Stühle im Saal und wie viele Gläser im Foyer gebraucht werden. Wenn sich eine Zeit verschiebt, editierst du die Einladung – der Link bleibt derselbe, niemand muss neue Karten drucken.

Was eine digitale Einladung fürs Gala-Dinner kostet

Eine digitale Einladung kostet 29,99 Euro, einmal bezahlt, ohne Abo. Im Testmodus bearbeitest du die Titelseite kostenlos; beim Kauf sind alle Szenen freigeschaltet. Szenen wie das lange Dinner mit Menü und Dresscode füllst du mit deinen Texten und bis zu sechs eigenen Fotos, dazu Musik und deine RSVP-Fragen. Die Zusagen kommen in einer Liste in der Einladung an, ohne App und ohne Nachfragen per WhatsApp. Erstelle deine digitale Einladung für das Gala-Dinner mit freier Bar im Katalog – dann weißt du vor dem ersten Anstoß, wer kommt.