Digitale Einladung für Gala-Dinner mit Benefizauktion

Der Saal ist gebucht, der Zweck steht, der Auktionator hat zugesagt. Dann hängt alles an einer Frage, die niemand gern am Telefon klärt: Wer kommt, und wer bietet mit? Eine digitale Einladung für euer Gala-Dinner mit Benefizauktion beantwortet das, bevor der erste Sekt eingeschenkt ist. Ihr wählt heute ein Design aus der Kollektion, probiert es kostenlos aus und schickt den Link noch am selben Abend raus.

Der Unterschied zur Papierkarte ist nicht das Papier. Es ist die Reihenfolge: erst die Auktion, der Dresscode und die Uhrzeit, dann die Zusage. Wer erst im Saal erfährt, dass es eine Auktion gibt, hat sich längst anders entschieden.

Die Benefizauktion steht in der digitalen Einladung, nicht in der Rede

Ein Satz am Mikrofon reicht nicht. Die Einladung selbst muss zeigen, dass der Abend eine Auktion hat. Jedes Datum bekommt sein eigenes Feld im Editor: Rubrik, Datum, Uhrzeit, Ort. Kein langer Absatz, den man auf dem Handy dreimal lesen muss.

• Erste Szene mit der Rubrik „Gala-Dinner und Benefizauktion“, Datum und Uhrzeit des Empfangs: Der Gast weiß vorher, worauf er sich anmeldet.
• Ein kurzer Satz zum Zweck, etwa „Kunstauktion für die Schule im Viertel“ – dafür gibt es das eigene Feld „Satz“.
• RSVP-Frage „Bietest du mit?“ mit drei Antworten: Ja, Nein, Weiß ich noch nicht. So wisst ihr vor der Katalogrunde, mit wie vielen Händen ihr rechnen könnt.
• Zweite Szene für den Ablauf: Empfang, Dinner, Hammer, letzter Tanz – jede Station mit eigenem Text.

Digitale Einladungen für die Gala: Was kostet das?

Dresscode und Uhrzeit gehören in dieselben Felder wie alles andere. „Black tie“ in den Satz, das Hotel in den Ort, 20:30 Uhr für den Hammer in die Uhrzeit. Bestätigt das Hotel statt 20:00 Uhr erst 20:30 Uhr, ändert ihr die Uhrzeit, und der Link bleibt derselbe. Niemand bekommt eine zweite WhatsApp. Der Zeichenzähler im Editor verhindert, dass „Empfang, Dinner und Auktion ab 20:30“ auf dem Handy abgeschnitten wird.

Der Preis: 29,99 EUR, einmalig, kein Abo. Keine App, die jemand installieren muss – der Gast öffnet den Link im Browser und antwortet, auch der Bieter, der mit Technik nichts zu tun haben will. Die Zusagen landen in der Einladung selbst, in einer sortierten Liste. Ihr müsst keine Antworten per WhatsApp einsammeln und keine Tabelle daneben führen.

Jedes Auktionsstück braucht sein Foto und seinen Satz

Bis zu 6 eigene Fotos passen in die Einladung: die gedeckte Tafel, das Bild, das unter den Hammer kommt, der Blick in den Saal. Die Fotos setzen sich selbst in den Rahmen, ihr schiebt nichts zurecht. Ein Foto markiert ihr als Titelbild und tauscht es aus, wenn sich das Auktionsplakat ändert – der Link, der schon unterwegs ist, bleibt derselbe. Auch der Plan für den Abend hat seinen Platz: Empfang, Dinner, Hammer und letzter Tanz, jede Szene mit eigenem Text.

Uhrzeit, Ort oder Dresscode ändern sich? Dann ändert ihr die Einladung, nicht den Versand.

Papier nur für die, die den Abend aufheben

Die Einladung ist digital: kein Druck, keine Umschläge, kein Versand. Wenn der Ausschuss oder ein Sponsor ein Andenken will, ist die vernünftige Lösung die Kombination: ein Link für alle, ein paar gedruckte Karten für die, die sie wirklich aufheben. Eure Gäste brauchen ein Handy, ein Tablet oder einen Rechner mit Verbindung – bei einer Halle mit schwachem Netz schreibt ihr das gleich in die Einladung. Danach: Design wählen, kostenlos testen, veröffentlichen. Der Bietarm hebt sich nur, wenn vorher jemand zugesagt hat.