Digitale Einladung für Gala-Dinner mit Benefizauktion

Es ist der Donnerstag zwei Wochen vor der Gala. Der Saal ist gebucht, die Lose sind gedruckt, und die Einladung hängt als PDF in einer Mailkette, die niemand mehr öffnet. Eine digitale Einladung fürs Gala-Dinner mit Benefizauktion macht daraus eine Seite und einen Link. Du wählst ein Design aus dem Katalog, probierst die Titelseite kostenlos und schickst den Link noch am selben Tag los.

Der Unterschied liegt nicht in der Optik. Er liegt darin, was der Gast mit dem Link tut: Uhrzeit lesen, zusagen, die Regeln der stillen Auktion lesen und wissen, bis wann er bieten kann. Kein Anhang, keine App, kein Nachfragen.

Digitale Einladung fürs Gala-Dinner: die Auktion startet vor dem ersten Gang

Die ganze Einladung ist eine Seite im Browser. Oben der Name der Gala, Datum, Uhrzeit und Ort. In einer eigenen Szene steht der Satz mit den Regeln der stillen Auktion und die Uhrzeit, zu der die Lose schließen. Verschiebt das Komitee den Schluss von elf auf halb zehn, änderst du den Text um zwei Uhr nachmittags – der Link bleibt derselbe.

• Eine Seite für den ganzen Abend: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort – kein PDF, das in der Mailkette verschwindet.
• Regeln der stillen Auktion und Schlusszeit stehen in einer eigenen Szene und lassen sich am Tag selbst noch anpassen.
• Jeder Gast öffnet denselben Link auf dem Handy, ohne etwas zu installieren – auch wenn der Link von einem Tischnachbarn weitergeleitet wurde.
• Derselbe QR-Code passt auf Tischkarten und ans Losebuch, damit auch Nachzügler die Einladung und die Bietregeln sehen.

Die Zusagen entscheiden die Tischordnung, nicht die WhatsApp-Gruppe

Stell die Fragen der Zusage so, dass das Komitee damit arbeiten kann: kommt der Gast, wie viele Personen kommen mit, neben wem möchte er sitzen. Mehr braucht es nicht.

Die Antworten landen als geordnete Liste in der Einladung selbst. Am Freitag vor der Gala zählt niemand Nachrichten zusammen, sondern liest die Liste und meldet dem Hotel oder dem Saal die endgültige Zahl.

Wenn die Auktion um halb zehn schließt und du das um zwei Uhr nachmittags änderst, steht es abends richtig auf der Seite.

Digitale Einladungen für alle, Papier nur für die, die es aufheben

Der Link deckt das ganze Komitee ab, den Sponsorentisch und die Gäste, die kurz vor Schluss dazukommen. Papier bleibt für die, die die Einladung aufbewahren wollen – dann druckst du denselben QR-Code auf die Tischkarten oder auf ein Kärtchen neben das Losebuch. Läuft die Gala zweisprachig, ist die Website in sieben Sprachen verfügbar, und der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen.

Was kostet eine digitale Einladung für ein Gala-Dinner mit Auktion?

29,99 EUR pro Einladung, einmalig, ohne Abo – nicht pro bestätigtem Gast und nicht bei jeder Textänderung. Im Probemodus bearbeitest du die Titelseite kostenlos; mit dem Kauf schaltest du alle Szenen frei. Im Editor im Browser füllst du Feld für Feld aus: Titel, Namen, Datum, Satz, Ort, mit Zeichenzähler und sofortiger Vorschau, dazu bis zu sechs eigene Fotos, Musik und ein Knopf zum Veröffentlichen. Bevor du den Link verschickst, mach dir klar, was der Gast tun soll: zusagen, mitbieten, pünktlich kommen. Such dir ein Design, probier die Titelseite gratis und schick den Link los, sobald der Termin steht.