Digitale Einladung: Etikette beim Gala-Dinner für Botschafter

Es ist 18 Uhr, das Gala-Dinner in der Botschaft beginnt in zwei Stunden, und das Telefon steht nicht mehr still. Auf der Einladung steht «Black Tie», aber niemand weiß, ob Orden am Band oder als Miniatur erwartet werden. In der Anrede steht «Hallo Karl», obwohl Karl Botschafter ist. Die Etikette bei der digitalen Einladung zum Gala-Dinner für Botschafter entscheidet sich nicht am Abend, sondern beim Ausfüllen der Felder.

Das lässt sich an einem Nachmittag erledigen. Du wählst im Katalog ein Design, trägst Anrede, Namen, Datum, Uhrzeit und Ort ein und verschickst den Link. Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmal bezahlt, ohne Abo. Danach entscheidet der Text, nicht das Gedächtnis.

Etikette bei der digitalen Einladung zum Gala-Dinner für Botschafter

Die Anrede steht vor dem Menü. «Seine Exzellenz der Botschafter» ist etwas anderes als ein Gruß in einer weitergeleiteten WhatsApp-Gruppe. Der Ehepartner ist kein Anhang: Er bekommt seinen eigenen Namen und, wenn er einen Titel hat, seinen eigenen Titel. Mit «und Frau» ist das nicht erledigt. Im Namensfeld gilt die Rangfolge – Gastgeber, Ehrengast, dann der Rest nach Rang. Ändert sich die Reihenfolge, korrigierst du eine Zeile.

• Anrede ausschreiben: «Seine Exzellenz der Botschafter» oder «Frau Botschafterin», nicht «Hallo Karl».
• Ehepartner mit eigenem Namen und eigenem Titel im Namensfeld, nie als «und Frau».
• Rangfolge vor dem Veröffentlichen prüfen: Gastgeber, Ehrengast, dann der Rest nach Rang.
• Nachnamen auf Akzente prüfen: «Lefèvre» statt «Lefevre» – ein fehlender Akzent liest sich als Schlamperei.

Dresscode und Uhrzeit: schreiben, nicht deuten

«Black Tie» ist zu wenig, wenn Orden getragen werden. Schreib dazu, ob Bänder oder Miniaturen erwartet werden. Sonst ruft der Gast um 18 Uhr in der Botschaft an, weil er es nicht weiß. Bei der Uhrzeit gehören beide Zeiten hin: 19:30 Aperitif, 20:00 Dinner. Eine Uhrzeit allein sorgt für frühe oder zu späte Gäste.

Jede Angabe hat ihr eigenes Feld: Anrede, Namen, Datum, Satz und Ort. Die Vorschau aktualisiert sich sofort, du siehst also, wie die Zeile sitzt, bevor sie an die Gästeliste geht. Dazu kommen bis zu sechs eigene Fotos für Titelseite und Deko, Musik und die Fragen für die Rückmeldung.

Sprache und Namen: der Akzent gehört dazu

Die Website gibt es in sieben Sprachen – Spanisch, Englisch, Katalanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Deutsch –, und der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen. Schreib den Ländernamen in der Sprache des Textes: «Côte d'Ivoire» in einer französischen Einladung, nicht halb übersetzt. Bei höchstens sechs Fotos nimm lieber ein Bild des Saals oder des Gebäudes als ein generisches Wappen – der Gast erkennt, wo er hineingeht.

Ein falsch geschriebener Titel kostet mehr als das Menü. Eine digitale Einladung lässt sich korrigieren, ohne dass jemand einen zweiten Umschlag bekommt.

Wie du digitale Einladungen für ein Gala-Dinner später änderst

Tauscht ein Gast seine Begleitung oder soll eine Anrede anders lauten, änderst du den Text – der Link bleibt derselbe. Niemand bekommt einen zweiten Umschlag. Die Rückmeldungen kommen in einer geordneten Liste in der Einladung an, und die Fragen dafür stellst du selbst zusammen. Teilen kannst du per Link, QR-Code oder Nachricht; auf dem Handy öffnet sich alles im Browser, ohne App. Allergien, Menüwünsche, Geschenklisten und Tischpläne gehören nicht in die Rückmeldung – das klärst du am Telefon oder mit einer separaten Notiz. Papier hat nur Sinn für die, die es aufbewahren: Link für alle, ein paar Ausdrucke für das Archiv der Botschaft. Wenn die Etikette stehen soll, bevor der erste Gast Platz nimmt: erstell die Einladung im Katalog und pass Anrede, Uhrzeit und Dresscode an, bis es sitzt.