Galadinner
Realistisches Budget für das Galadinner mit Preisverleihung
Für 80 Personen kalkuliert sich anders als für 300. Hier sind die Posten, die jede Gala-Rechnung nach oben treiben – und der eine, den du selbst festlegst.
Send The Joy · 7. Oktober 2026 · 3 Min. Lesezeit
Der Saal ist gebucht, der Termin steht, die Trophäen sind bestellt. Dann kommt die erste Rechnung für Ton und Licht, und plötzlich ist das Galadinner mit Preisverleihung kein Abend mehr, sondern eine Tabelle mit zwölf Zeilen. Genau da kippt die Stimmung – nicht wegen der Summe, sondern weil niemand weiß, was noch dazukommt.
Dabei ist so ein Budget keine Kunst. Du brauchst drei Zahlen am Anfang und eine Liste, die du ehrlich führst. Danach wird verhandelt, nicht geraten.
Das Budget für das Galadinner mit Preisverleihung beginnt mit drei Zahlen
Bevor du irgendwo anrufst, legst du drei Zahlen fest: Gäste, Stunden, Anzahl der Preise. Ein Galadinner für 80 Personen verhandelt sich anders als eines für 300. Genauso wichtig ist die Frage nach dem Ablauf: Empfang, gesetztes Menü oder beides. Catering wird pro Person und pro Service kalkuliert, und der Wechsel von Häppchen zum Menü verschiebt die größte Zeile im Budget. Die Location suchst du nach dem wichtigsten Moment aus. Braucht die Preisverleihung eine Bühne, zwei Mikrofone und eine Leinwand, muss der Raum das mitbringen – sonst zahlst du Technik und Aufbau extra.
- Genaue Zahl der erwarteten Gäste
- Kosten pro Person für Catering und Bar
- Stunden für Aufbau und Abbau in der Location
- Aufwand für Trophäen, Ton und Projektion
Die Posten, die immer auftauchen
Die Location rechnet selten nur die Miete. Dazu kommen Reinigung, Sicherheitsdienst und Überstunden beim Aufbau. Frag konkret nach: Was kostet es, wenn der Abend 30 Minuten länger dauert? Wer räumt ab, und ab wann läuft die Uhr?
Catering und Bar laufen pro Person, dazu kommen Servicepersonal, Gläser und Sondermenüs. Lass dir aufschreiben, was im Preis enthalten ist und was separat berechnet wird. Bei der Produktion gilt dasselbe: Ton, Projektion, Deko für die Trophäen, Beschilderung. Wenn ein Video oder eine Rede geplant ist, ist der Technikcheck am Nachmittag kein Kleingeldposten.
Wo die Rechnung davonläuft
Spät bestätigte Gäste kosten Geld. Macht das Catering die Zahl Tage vorher fest, wird jeder leere Stuhl bezahlt. Wer Zusagen per WhatsApp einsammelt, zählt am Ende nach und hofft. Auch Papier wächst mit: Umschläge, Karten, Versand. Und wenn sich die Uhrzeit ändert, wird nachgedruckt – oder jemand steht zur falschen Zeit vor der Tür. Jede Extrastunde Aufbau, jedes zusätzliche Mikrofon und jedes neu gedruckte Programm hat einen Preis, wenn es nicht im Vertrag steht.
Von allen Posten auf der Liste ist die Einladung der einzige, den du heute schon genau kennst: 29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, kein Abo.
Die Einladung: der Posten, den du selbst festlegst
Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, ohne Abo. Es ist eine eigene Webseite für euer Event, kein PDF und kein Bild. Ihr teilt sie per Link, QR-Code oder Nachricht. Niemand muss eine App installieren, und die Zusagen landen als sortierte Liste direkt in der Einladung – die Fragen im Formular stellt ihr selbst zusammen. Ändert sich die Uhrzeit, der Ort oder der Dresscode, bearbeitet ihr den Text, und der Link bleibt derselbe. Nachdrucken oder Umschläge neu verschicken fällt weg.
Probier es zuerst im Testmodus: Da gestaltest du die Titelseite, ohne zu zahlen. Sobald das Datum steht, veröffentlichst du die Einladung mit einem Klick, und die Antworten kommen auf derselben Seite an. Dann bleibt in deiner Tabelle nur noch das übrig, was wirklich Verhandlungssache ist.
