Das Budget für eine Firmengala, Position für Position

Donnerstagabend, Küchentisch, Laptop. Das Angebot vom Caterer ist gerade per Mail gekommen: 65 EUR pro Gedeck, 18 EUR für die Getränke, Saalmiete auf Anfrage. Genau hier entsteht das Budget für eine Firmengala – und auf Anfrage heißt: Du kennst deine Endsumme noch nicht.

Bevor du unterschreibst, hilft eine Liste. Nicht zum Feilschen, sondern um zu sehen, welche Position wirklich Geld bewegt – und welche du in zehn Minuten klären kannst.

Ein Gedeck, viele Posten: was das Budget für eine Firmengala bestimmt

Das Gedeck ist der Preis für das Essen, nicht für den Abend. Brot, Aperitif, Tafelwein und die Getränke danach sind eigene Positionen und verschieben die Summe um mehrere Tausend Euro. Frag beim Catering auch nach der Mindest- und Höchstzahl pro Tisch – daran hängt, wie viele Tische du überhaupt stellst. Und halt schriftlich fest, was passiert, wenn jemand zwei Tage vorher zusagt: ein Gedeck mehr oder ein Tisch weniger verhandelst du jetzt, nicht am Nachmittag der Feier. Die Rechnung davor: 120 Gäste mal 65 EUR sind 7.800 EUR, nur für das Essen.

• Preis pro Gedeck – und welche Getränke darin schon enthalten sind.
• Mietdauer des Saals inklusive Aufbau und Abbau, mit der genauen Endzeit.
• Kosten für jede zusätzliche Stunde an der Bar und für die Musik.
• Anfahrt von Fotograf und DJ, und ob sie im Angebot steht.

Was außerhalb des Menüs dazukommt

Der Saal wird selten nur als Miete berechnet. Frag, ab wann du wirklich hinein darfst und was jede Stunde danach kostet. Deko, Tischzentren und Licht sind eigene Posten – derselbe Raum wirkt anders, je nachdem, wo die Strahler stehen. Und wenn Fotograf oder DJ Fahrtkosten ansetzen, gehören sie in die Tabelle, bevor du zwei Angebote nebeneinander legst.

Ein Beispielbudget für die Firmengala, Zeile für Zeile

120 Personen, Menü zu 65 EUR, Getränke zu 18 EUR, Saal mit Aufbau und Abbau inklusive. Essen: 7.800 EUR. Getränke: 2.160 EUR. Musik: 700 EUR. Fotografie: 900 EUR. Zusammen rund 11.560 EUR – und die Saalmiete fehlt in dieser Summe noch.

Das sind rund 96 EUR pro Gast. Darin fehlen die Einladung, die Anfahrt und die Extras, die fast immer dazukommen: eine Runde mehr an der Bar, eine halbe Stunde länger, ein Tisch zu viel. Solche Positionen verhandelst du vorher, nicht am Abend der Feier. Sonst zahlst du am Ende den Preis, den jemand anders angesetzt hat.

Mit den Zahlen vor dir entscheidest du nicht aus dem Bauch: Du weißt, was ein Gedeck, eine Barstunde und ein Foto kosten. Die Einladung ist eine Zeile in dieser Rechnung – 29,99 EUR, einmal bezahlt.

Die Einladung: die Zeile, die im Budget oft fehlt

Papier-Einladungen werden pro Stück gerechnet, dazu Design und Versand. Ändert sich die Uhrzeit, wird neu gedruckt und alles noch einmal verschickt. Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR als Einmalzahlung, ohne Abo – bei 60 Gästen genauso wie bei 300. Du kannst sie nach dem Verschicken bearbeiten, der Link bleibt gleich: neue Uhrzeit, anderes Lokal oder ein anderer Dresscode ändern sich, ohne dass jemand einen zweiten Umschlag bekommt. Die Zusagen landen in einer geordneten Liste direkt in der Einladung, und die Fragen im Formular stellst du selbst zusammen. So siehst du vor dem Anruf beim Caterer, wie viele Gedecke du wirklich brauchst.