Baby-Shower-Einladungen im Büro: zuerst der Raum, dann Kuchen

Dienstag, kurz vor vier. Im Teamchat steht: 'Baby Shower für Lena, so gegen vier?' Um 16:05 stehen zehn Leute im Flur, niemand weiß, welcher Raum frei ist, und Lenas Videocall läuft noch. Der Kuchen steht in der Küche, das Messer findet keiner, und eine Kollegin hat die Kerze schon in der Jackentasche. So sehen viele Baby-Shower-Einladungen im Büro aus: gut gemeint, ohne Raum, ohne Uhrzeit.

Es scheitert selten an der Gästeliste. Es scheitert an Raum und Uhrzeit. Wer beides vorher klärt, hat den Rest in zehn Minuten erledigt, ohne dass jemand länger bleiben muss.

Baby-Shower-Einladungen im Büro: zuerst der Raum, dann der Kuchen

Bevor du eine einzige Nachricht schreibst, blockierst du einen Raum mit Start- und Endzeit. 'Besprechungsraum Genf, Donnerstag 16:30 bis 17:15' funktioniert. 'Irgendwann am späten Nachmittag' endet damit, dass alle im Gang herumstehen. Schreib keine Uhrzeit wie 'nach dem Team-Meeting' – das Meeting dauert länger, und der Kuchen steht allein da. Ist kein Raum frei, ist der ehrliche Plan B die Kaffeeküche um 9:15, bevor die erste Besprechung des Tages startet. Sag der Rezeption und der Person, die die Räume verwaltet, Bescheid: eine Buchung, die niemand kennt, ist am Donnerstag weg.

• Reserviere den Raum mit Endzeit, nicht nur mit Startzeit: 16:30 bis 17:15 hält, 'wenn wir mit der Besprechung durch sind' nicht.
• Schick die Einladung an das direkte Team und schreib im selben Satz, ob jemand eine zweite Person mitbringen darf.
• Setz eine Frist zum Zusagen in die Nachricht: bis Dienstag, denn an dem Tag bestellst du den Kuchen.
• Halte einen Plan B bereit: Kaffeeküche um 9:15 oder ein Videocall für die Kolleginnen und Kollegen in der anderen Niederlassung.

Wer alle einlädt, lädt niemanden ein

Eine Mail an die allgemeine Liste zieht Leute in die Feier, die mit Lena nichts zu tun haben. Besser: das direkte Team und ein Satz wie 'bring gern jemanden mit, mit dem du dir das Büro teilst'.

Wer im Homeoffice sitzt oder in einer anderen Niederlassung, bekommt den Link trotzdem und antwortet vom Handy, ohne jemanden zu fragen. Und für alle anderen reicht ein halber Satz: 'kommt wie ihr kommt, wir sind direkt aus der Arbeit.'

Vier Angaben reichen: Überschrift, Name, Datum, Ort

Auf die Einladung kommen vier Dinge: worum es geht, wer gefeiert wird, wann es losgeht und wo. Fehlt eins, füllt sich die Chatgruppe mit 'wo war es nochmal?'. Ein kurzer Satz auf der ersten Seite bringt mehr als drei Absätze darüber, wer den Kuchen und wer das Geschenk besorgt. Die Frage 'kommst du?' gehört in die Einladung selbst: Die Zusagen landen in einer sortierten Liste, die Fragen im Formular lassen sich anpassen, und du musst kein 'ich komme' aus 40 Chatnachrichten zusammenklauben.

Eine halbe Stunde Feier braucht keine fünfzehn Nachrichten, sondern einen Raum mit Endzeit, eine Uhrzeit und einen Link.

Digital auf dem Handy, Papier nur für die, die es aufbewahren

Reservier zuerst den Raum, dann leg die Uhrzeit fest. Den Link teilst du im Teamchat, den QR-Code klebst du am Tag des Baby Shower an die Tür. Die Einladung ist eine Webseite, kein PDF: Handy, Tablet oder Laptop mit Internet reichen, App und Konto braucht niemand. Wer ein Blatt Papier behalten will, bekommt einen Ausdruck – für alle anderen reicht der Link. Ansonsten läuft alles im Browser: Vorlage wählen, Texte und bis zu sechs eigene Fotos einsetzen, veröffentlichen, Zusagen einsammeln. Eine Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo.