Cinc tipus d'invitació corporativa i quan usar cadascun

Dimarts a les deu del matí, la Rut ha de convidar trenta persones a una formació interna. Dijous, dues-centes a un lliurament de premis, amb atril i primera fila. Obre el correu, busca la carpeta de plantilles i es queda parada: quin tipus d'invitació corporativa li toca a cada cosa?

La resposta no surt del disseny. Surt de tres preguntes: quanta gent entra per la porta, quantes coses poden canviar abans del dia de l'acte i si necessites una llista de confirmacions amb nom i cognom.

L'acte mana, i el format va darrere

Abans de triar estil, mira què et demanarà l'acte. Trenta cadires i una taula de formació no s'organitzen com dues-centes butaques amb protocol a la primera fila. Si la sala, l'hora o l'aparcament encara ballen, el format ha d'aguantar el canvi sense reimprimir ni reenviar res. I si hi ha un dinar d'equip amb taula reservada, una llista de confirmacions amb nom val més que el disseny més bonic.

• Quantes persones entren per la porta: trenta cadires no és el mateix que dues-centes butaques amb protocol a la primera fila.
• Què pot canviar: hora, sala, aparcament o codi de vestimenta.
• Si necessites saber qui ve, amb nom i cognom, o et conformes amb un comptatge.
• Quina llengua parlen els convidats: una plantilla en un sol idioma deixa fora mitja plantilla.

Paper i PDF: dos clàssics que es queden muts

La targeta impresa brilla quan hi ha protocol: sobre amb el nom, entrega en mà i una premiació on la invitació es mostra a l'entrada. El PDF adjunt al correu resol una formació interna de quaranta persones, però el dia que canvia la sala cal reenviar l'arxiu i ja ningú no sap quina versió té.

Tots dos guarden silenci: no et diuen si el convidat l'ha oberta, si pensa venir ni a quina hora ha entès que comença. El flyer de WhatsApp tampoc no ho arregla: s'envia divendres a les sis de la tarda i dilluns ja és sota quaranta missatges més. L'esdeveniment de calendari funciona per a una reunió mensual que es repeteix, però el seu botó d'assistència no distingeix entre «hi vaig» i «em sona el recordatori».

El format no el tria el gust: el trien quanta gent ve, quantes coses poden canviar i si necessites una resposta amb nom.

El tipus d'invitació corporativa que canvia sol

Una invitació web és una pàgina pròpia de l'acte, amb escenes encadenades, que s'obre des de l'enllaç o el QR que enganxes al correu o en un cartell de recepció. Ningú no ha d'instal·lar res: es veu al navegador i es respon des del mòbil. Canvia l'hora, la sala o el codi de vestimenta i l'enllaç continua sent el mateix. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, amb les preguntes que hagis configurat.

La prova del canvi d'hora

Imagina que la data es mou vint-i-quatre hores abans. Amb paper i PDF tornes a començar: disseny nou, còpia nova, enviament nou. Amb un enllaç, obres l'editor, canvies la data i publiques; els convidats veuen la versió nova sense fer res. Només cal un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió.

I siguem honestos: tot això no imprimeix. Si algú penjarà la invitació a la paret, la combinació sensata és un enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les vulgui guardar. Abans de decidir, repassa cinc coses.

• Nombre de convidats i si hi ha lloc assignat: trenta o dues-centes persones canvia el format sencer.
• Quantes coses poden canviar: hora, sala, aparcament, codi de vestimenta.
• Si necessites una llista de confirmacions amb nom i cognom.
• Idioma dels convidats: pots configurar el contingut en set idiomes si tens equips en diversos països.
• Què passarà l'endemà: si algú guardarà la invitació, paper només per a aquesta persona.

Si la teva propera invitació corporativa pot moure's, millor que es mogui sola. Tria un disseny, prova'l gratis i publica l'enllaç quan tinguis la data tancada.