Quan enviar la invitació de baptisme: guia pas a pas

La Marta envia un missatge al grup de la família: «El baptisme del Nil serà el dissabte 18 de maig». Tres dies després, la seva tia pregunta a quin restaurant es dinarà. La padrina, que viu a Girona, vol saber l'hora per mirar combois. I una cosina demana si els nens han de portar alguna cosa concreta. La Marta respon el mateix tres vegades, i encara no ha enviat cap invitació.

El problema no és la quantitat de missatges, sinó el moment de cadascun i el lloc on són. Amb un ordre senzill —sis setmanes, 48 hores, el dia abans— ningú no ha de buscar dades en converses antigues. I quan canvia una hora o un restaurant, tu no has de reenviar res: el lloc on tothom mira ja és el mateix.

Quan enviar la invitació de baptisme: sis setmanes abans

Sis setmanes és el marge que necessiten els avis per apuntar-ho a l'agenda i els padrins per demanar festa a la feina. Aquell mateix dia envia l'enllaç principal amb la data, la ciutat i l'hora de l'església. Si el restaurant encara no està tancat, ho escrius tal qual: «Us confirmem la taula en uns dies», i ho editaràs quan ho tinguis. Abans de llançar-ho al grup, avisa els avis i els padrins per missatge directe; acostumen a necessitar més marge per viatjar o per quadrar horaris.

• Sis setmanes abans: enllaç amb data, ciutat i hora de l'església.
• Quatre setmanes abans: recordatori suau i formulari de confirmació ja obert.
• 48 hores abans: restaurant, adreça i mapa actualitzats dins la mateixa invitació.
• El dia abans: torna a compartir el mateix enllaç al grup, sense dades soltes.

48 hores abans: taula, mapa i hora

A dues jornades de la cerimònia ja has de tenir el restaurant confirmat. Edita la invitació amb el nom del lloc, l'adreça i l'enllaç al mapa. Si l'enllaç ja corria pel grup, no has de fer res més: qui l'obri veurà la versió nova, amb el canvi inclòs.

Per donar el nombre de comensals, obre la llista de confirmacions dins la invitació i compta només qui ha respost. Amb els «potser» no es reserva taula. Després, un missatge curt al grup: «Ja hi ha el mapa a la invitació, mireu l'última escena». Així ningú no busca una adreça en missatges de fa tres setmanes.

L'enllaç no canvia mai; el que canvia és el que hi ha escrit a dins, i tothom ho veu al mateix lloc.

Hora, roba i mapa: tres dades que canvien

Separa l'hora de la cerimònia i la del dinar en dos camps: «Església 11:00, restaurant 13:30». Si una es mou, edites i no reenvies. El codi de vestir, en una línia clara: «Fosc per als adults, còmodes per als nens». I si plou, una frase a la portada: «La cerimònia segueix a l'església, l'aperitiu passa al saló», sense tocar horaris ni mapa. Un PDF t'obliga a enviar un correu nou cada cop; un enllaç, no. Tria un disseny, prova'l gratis i publica la invitació quan tinguis la data: el mateix enllaç t'acompanyarà fins a l'últim canvi.