Preu invitació esdeveniment corporatiu: cost per assistent

Últim dimecres abans de l'esdeveniment. Tens la invitació oberta al navegador i el preu ja el saps de memòria: 29,99 EUR. El que no saps encara és quants dels 140 noms de la llista es presentaran de veritat. I aquesta és l'única xifra que et canviarà la resposta quan et preguntin si val la pena.

El preu de la invitació, tot sol, no diu res. El que diu alguna cosa és quant et costa per persona que confirma. Per calcular-ho calen dues coses: un preu tancat i la teva previsió real de confirmacions. La primera la tens. La segona és teva.

Divideix el preu entre qui confirma

Amb 29,99 EUR i 120 assistents previstos, surt a uns 0,25 EUR per persona. Si l'última setmana només en confirmen 40, la mateixa invitació puja a 0,75 EUR per cap. Mateixa pàgina, mateix preu, un cost per assistent tres vegades més alt. Per això la divisió es fa amb la llista de confirmacions al davant, no el dia que pagues.

• Apunta quants assistents esperes de veritat, no quants noms tens a la base de contactes.
• Fes la divisió quan tinguis les confirmacions a mà: és el número que et demanarà direcció.
• Amb un preu únic de 29,99 EUR i sense subscripció, el càlcul és net: no hi ha res a repartir.
• Si la llista balla molt, calcula el pitjor escenari i el més probable, i compara'ls tots dos.

El que encareix i no surt al preu

Hi ha costos que no apareixen a cap pressupost perquè no són diners: són hores. Perseguir una confirmació per WhatsApp, reenviar el mateix PDF a qui no l'ha trobat, trucar un cop més a qui no ha contestat. Tot això ho paga algú del teu equip amb el temps que no dedica a l'esdeveniment.

Amb una invitació digital, canviar l'hora del sopar no vol dir reimprimir ni tornar a enviar sobres. Edites la invitació, l'enllaç continua sent el mateix i qui l'obri veu la versió nova. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, i el formulari es configura segons el que necessitis saber.

El preu de la invitació és una xifra. El cost real és aquesta xifra dividida entre qui acaba venint.

Prova-ho amb el teu esdeveniment al davant

En mode prova pots editar la portada sense pagar res. Personalitzes rètol, nom de l'esdeveniment, data, frase i lloc amb un camp per dada, i el comptador de caràcters evita que un càrrec llarg com «Direcció de Comunicació» quedi tallat. També pots pujar fins a 6 fotos teves, triar quina va a la portada i substituir-ne qualsevol després.

Quan el paper sí que té sentit

Si el comitè de direcció vol una còpia física per a l'arxiu, imprimeix-ne unes quantes i envia l'enllaç a tota la resta. Si l'acte és en una sala amb mala cobertura, avisa de l'enllaç per endavant en lloc d'esperar que responguin a la porta. I un límit honest: la invitació digital necessita un mòbil, una tauleta o un ordinador amb connexió. Per a qui no en tingui, la còpia impresa és el pla B.

Abans de decidir, calcula el teu cost per assistent amb la llista real al davant i compara aquesta xifra, no la de l'aparador. Pots obrir una invitació en mode prova, editar la portada sense pagar i veure com quedaria la teva.