Preu d'un esdeveniment corporatiu en museu: el desglossament

Un dijous a la tarda et truca la persona que porta l'acte anual de l'empresa. Vol fer-lo en un museu: una sala amb guix i pedra que queda molt bé en una foto, i un pati per fer el còctel quan es faci fosc. Ja té el preu de l'esdeveniment corporatiu en museu damunt la taula i, a primera vista, li quadra.

Fins que arriba la segona partida. Imprimir les invitacions, posar-hi segells, mantenir una llista d'adreces al dia i trucar un per un a qui no contesta. El lloguer del museu és una línia del pressupost. La resta són extres i gestions que ningú t'ensenya quan et passen el número rodó.

Què encareix el preu d'un esdeveniment corporatiu en museu

El lloguer base acostuma a cobrir l'espai i prou. Si l'acte s'allarga fins a les 23.00, el museu factura una hora extra de seguretat. Si el muntatge i el desmuntatge no estan inclosos, es facturen com a servei a part, sovint amb tarifa de nit. I si vols fer servir el projector o el so de la casa, hi ha un cost addicional pel tècnic que els engega. Cap d'aquests extres apareix a la primera versió del pressupost d'un acte d'empresa en un museu.

• Seguretat addicional fora de l'horari del museu
• Neteja extra després de l'acte
• Tècnic audiovisual per fer servir l'equip del museu
• Impressió i enviament d'invitacions de paper

La invitació: la despesa que es multiplica sense control

Imprimir 200 invitacions amb sobre i enviament postal suma tres coses: la impremta, els segells i la feina de mantenir una llista d'adreces al dia. I cada canvi d'hora, de lloc o de codi de vestimenta obliga a reimprimir i tornar a enviar. La mateixa frase, pagada dues vegades.

Una invitació digital per a tot l'acte costa 29,99 EUR, amb un sol pagament i sense subscripció, i dona igual quants convidats hi hagi. És una pàgina web pròpia de l'acte, no un PDF ni una imatge: es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i els convidats no han d'instal·lar cap aplicació. Pots pujar fins a 6 fotos, triar quina fa de portada i afegir música. Un cop publicada, tot el que canviï es canvia amb el mateix enllaç, i les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada.

Actualitzar l'hora, el lloc o el codi de vestimenta no obliga a reenviar res. Els convidats veuen la versió actualitzada.

Què preguntar al museu abans de firmar

Demana si la seguretat i la neteja entren al preu o es facturen a part. Pregunta si hi ha restriccions de càtering i si pots portar cuina pròpia o has de treballar amb proveïdors homologats. I aclareix l'horari d'accés per muntar i desmuntar: sovint és una línia més del pressupost.

On retallar sense que es noti

Retalla en impremta i en enviaments postals, no en l'experiència de qui ve. Amb una invitació digital, canviar el codi de vestimenta no obliga a reenviar res i les confirmacions arriben ordenades dins la mateixa invitació: no cal perseguir ningú per WhatsApp ni trucar un per un. Amb els diners que et queden pots pagar una benvinguda millor, una copa més o el còctel al pati. Crea la teva invitació digital per 29,99 EUR i comença a simplificar la comunicació avui mateix.