Pressupost d'un sopar de gala d'empresa, línia per línia

Queden tres setmanes per al sopar de gala de l'empresa i el càtering t'ha enviat un pressupost amb una sola xifra: 9.400 euros. Sense desglossar. Darrere d'aquell número hi ha el menú, la barra lliure, les hores de sala i el desplaçament del fotògraf, però tu no ho veus. Si algú cancel·la o en confirma dos més, tampoc no saps què canvia.

El problema no és el preu: és que arriba en un bloc. Quan desglosses el pressupost d'un sopar de gala d'empresa línia per línia, cada decisió té un cost clar i pots triar on gastar i on no.

Com es construeix el pressupost d'un sopar de gala d'empresa

Tot comença al cobert. Demana el preu per persona i què hi entra: el pa, l'aperitiu, el vi de taula i la barra lliure són partides diferents i, sumades, mouen el total diversos milers d'euros. Fes la multiplicació abans de decidir res: 120 convidats a 65 euros de menú són 7.800 euros només en menjar, i la sala, la música i la fotografia van a part. Deixa per escrit què passa si algú confirma a última hora: un cobert de més o una taula de menys es negocien abans, no la tarda del sopar. I pregunta quants comensals entren per taula i quin mínim et facturen. Aquestes preguntes han de tenir resposta per escrit:

• Preu per cobert i quines begudes hi entren.
• Hores de sala, muntatge i desmuntatge.
• Cost per hora extra de barra i de música.
• Desplaçament del fotògraf i del DJ.

El que se suma fora del menú

Sala o espai: pregunta a quina hora tanca exactament i quant costa cada hora extra de muntatge i desmuntatge. Aquella hora de més que sembla un detall pot costar més que canviar el segon plat.

Decoració, centres de taula, cartelleria i il·luminació: el mateix saló canvia del tot segons on es posen els llums. Si el DJ o el fotògraf cobren desplaçament, suma-ho abans de comparar dos pressupostos, perquè de vegades la diferència entre dues ofertes és exactament això. I pregunta quant costa mitja hora extra de barra: aquests diners de vegades rendeixen més en una sobretaula llarga que en canviar el menú.

Amb els números davant, la decisió deixa de ser una corazonada: saps què costa cada plat, cada hora de barra i cada foto.

La invitació digital: la partida que s'oblida a l'Excel

La invitació de paper es factura per unitat, més el disseny i l'enviament. Si canvia l'hora, s'ha de reimprimir i tornar a enviar. Una invitació digital de Send The Joy són 29,99 EUR de pagament únic, sense subscripció, i el mateix import tant si van 60 convidats com si en van 300. Es pot editar després d'enviar-la i l'enllaç no canvia: moure l'hora, el lloc o el codi de vestimenta no obliga a reenviar res. Les confirmacions arriben dins la mateixa invitació, en una llista ordenada, sense perseguir ningú pel WhatsApp. Abans de tancar el número amb el càtering, recorta on ningú no s'emporta res a casa —la cartelleria impresa, per exemple— i deixa els diners en el que es queda: una bona foto i una sobretaula més llarga. Amb el compte clar, ja pots triar el disseny i enviar l'enllaç.