Pressupost d'un sopar de gala: com repartir-lo sense ensurts

Tens la data, el lloc i una llista de noranta noms. I un pressupost que, quan el mires de prop, barreja coses que es paguen per cap amb coses que es paguen un sol cop. Aquí comencen els ensurts: el càtering et dona un preu per cobert, la sala et dona un preu per dia i la floristeria et dona un preu per centre de taula. Si ho sumes tot i ho divideixes pels convidats, el número que surt no serveix per a res.

Separa les partides i tot es llegeix millor. Un sopar de gala a Madrid s'enten quan saps què es multiplica pels confirmats i què no es mou passi el que passi.

Separa el que es paga per cap del que es paga una vegada

El menú, la barra lliure i el cobert van per persona. La sala, la música, les flors i el fotògraf, no. Sembla obvi, però és exactament el que fa que un pressupost de sopar de gala es dispari sense que te n'adonis.

• El menú, la barra lliure i el cobert es multipliquen pels confirmats. Amb 100 convidats, cada euro que apuges el menú per persona són 100 euros més al total.
• La sala, la música, les flors i el fotògraf es paguen un sol cop. Si al final vénen 20 persones menys, aquesta part no baixa ni un euro.
• Compta per taula, no només per cap. Amb 60 comensals en 6 taules rodones necessites 6 centres, 6 estovalles llargues i coberteria per a 10 a cada taula.
• Posa el cost fix en una columna a part. Divideix-lo pels confirmats només per veure'l clar, però no el tractis com un preu per persona: no es mou quan canvia la llista.

El que el càtering deixa fora del menú

Aquí apareixen les diferències entre dos pressupostos que semblaven idèntics.

Pregunta sempre per la xifra amb IVA i servei inclosos: moltes ofertes ensenyen el preu per cobert net i després hi afegeixen els dos conceptes en tancar el compte. Aclareix la barra lliure per hores, quant costa cada hora extra de cambrers i fins a quina hora es pot fer sonar la música. I pregunta pel mínim garantit, perquè hi ha espais que el cobren encara que vingui menys gent, i això et canvia el càlcul per persona.

Un sopar de gala no s'encareix pel que costa, sinó pel que no havies comptat.

L'espai cobra coses que no surten a la foto

El lloguer de la sala és només una part. Muntatge i desmuntatge, guarda-roba, neteja i seguretat solen anar a part: demana'ls desglossats abans de comparar dos salons, perquè un pot semblar més barat i acabar costant el mateix. L'hora de tancament mana: si el ball s'allarga, confirma per escrit quant es recarrega i fins quan pots fer servir el so. I pregunta si la visita i el tast de menú són gratuïts o es cobren per persona, perquè convidar quatre persones a tastar el menú també suma.

La invitació no es paga per unitat

Amb paper, 120 targetes, sobres i enviament es paguen per unitat i s'han de repetir si canvia l'hora o el lloc. Una invitació digital de Send The Joy són 29,99 EUR en un sol pagament: s'edita després d'enviar-la i l'enllaç continua sent el mateix, així que ningú no ha de reimprimir res. Les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari les configuren qui organitza. Si algú vol el record en paper, el sensat és combinar: enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses per a qui les guardarà.

Tanca el pressupost amb tres columnes: cost per persona, cost fix i variables com l'hora extra o els convidats d'última hora. Revisa la tercera cada setmana abans de l'event i exigeix per escrit que l'oferta porti IVA, servei i data de validesa. Deixa la invitació fora de la negociació: 29,99 EUR ja és una línia tancada, es prova gratis abans de pagar i s'edita sense reenviar res. Quan tinguis la data, munta-la a Send The Joy.