Pressupost d'invitacions per a un esdeveniment corporatiu

Falten nou dies per a la convenció. Tens la llista de 80 assistents en un full de càlcul, tres fils de WhatsApp amb respostes escampades i la impremta esperant que li diguis quantes targetes vols. I encara has de decidir si el còctel comença a les set o a les vuit.

El preu de la targeta és la part petita. El pressupost d'invitacions d'un esdeveniment corporatiu es desquadra en tot el que hi ha al voltant: el disseny, el paper, els segells i les hores que algú dedica a preguntar un per un qui vindrà.

El pressupost d'invitacions d'un esdeveniment corporatiu: les partides invisibles

Abans que cap convidat hagi confirmat res, ja has pagat coses que no apareixen a la primera línia del full de càlcul. Cartolina gruixuda, sobre, segell i, si vas amb pressa, missatgeria: cinc línies que se sumen quan ningú ha dit encara si vindrà. I si el còctel passa de les set a les vuit, refàs la tirada sencera o conviuràs amb una hora equivocada impresa damunt la taula.

• Disseny i maquetació: hores de dissenyador o una plantilla, més les correccions d'última hora.
• Impressió, sobres i segells: es tornen a pagar cada vegada que canvia una data, una hora o un cognom.
• Missatgeria o enviament certificat, si hi ha invitacions que no es poden perdre pel camí.
• Traducció, si has de convidar delegacions que llegeixen en un altre idioma.

Tres maneres de convidar i què pagues a cadascuna

Un PDF o una imatge enviats per WhatsApp costen zero euros, però les confirmacions arriben com a missatges solts repartits entre tres mòbils i al final muntes la llista a mà. Un correu des d'una plataforma de màrqueting sol ser una subscripció mensual, i el convidat rep un correu genèric en comptes d'una pàgina amb la seva hora, el seu mapa i el seu formulari.

La tercera via és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment: 29,99 € per invitació, pagament únic i sense subscripció. El convidat obre l'enllaç al mòbil, la tauleta o l'ordinador, no ha d'instal·lar cap aplicació i confirma dins de la mateixa invitació.

El pressupost no es decideix el dia que tries el disseny, sinó el dia que canvia l'hora del còctel.

Què entra dins dels 29,99 € i què passa quan canvia alguna cosa

Entra tota la invitació, no només la portada: en mode prova pots editar la portada gratis i, en comprar, es desbloquegen totes les escenes encadenades. Fins a 6 fotos teves, música i preguntes de RSVP configurables, amb el formulari dins de la invitació i les respostes en una llista ordenada. Canviar l'hora, el lloc, el mapa o el codi de vestimenta no obliga a reenviar res: l'enllaç és el mateix i tothom veu la versió actualitzada. Perseguir confirmacions continua sent feina humana, però aquí les respostes aterren en una llista i no repartides per cinc xats. És digital i no imprimim ni enviem paper: si algú en vol una còpia per guardar-la, l'opció sensata és enllaç per a tothom i unes quantes còpies impreses. Compara el pressupost sencer, no només el preu de la targeta, i mira-t'ho amb la invitació al davant.