Invitacions de voluntariat corporatiu: demana talla i torn

Dimecres, dos quarts d'onze de la nit. Diumenge al matí hi ha el voluntariat de l'empresa i algú té un full de càlcul obert amb setanta noms i una columna buida que hauria de dir «talla». La resta d'informació són missatges de WhatsApp que diuen «jo hi vinc» i poca cosa més.

Un «jo hi vinc» no et dona prou per demanar trenta samarretes. Les invitacions de voluntariat corporatiu serveixen exactament per a això: perquè la resposta arribi amb la talla, el torn i el nom ja posats. És la diferència entre una invitació digital per a voluntariat d'empresa i un fil de missatges que ningú no sap on acaba.

Invitacions de voluntariat corporatiu: confirmar no omple la llista

Quan la gent confirma, ho fa en tres segons entre dues reunions. Si en aquell moment no preguntes la talla, la pregunta arribarà tres dies abans per correu, a setanta persones, i en respondran quaranta. Amb el torn passa igual: si no el trien en confirmar, algú haurà de quadrar els grups a mà la nit abans. Abans de decidir què preguntes, decideix com vols muntar la invitació.

• La invitació d'un sol torn: data, hora i talla de samarreta al mateix formulari de confirmació.
• La invitació per torns: l'invitat tria matí o tarda en confirmar i els grups es fan sols.
• La invitació per equips: cada grup amb la seva escena i la seva foto, perquè ningú no hagi de preguntar on ha d'anar.
• La invitació de jornada completa: quedada, feina i dinar, cada cosa en una escena amb la seva hora.

Què es pot preguntar (i què no) al formulari

El formulari de confirmació és configurable. Pots demanar talla de samarreta, torn, nom i cognom, i prou. Dues preguntes clares es responen en quinze segons. A partir de la cinquena, la gent deixa la confirmació per a l'endemà i te la trobes pendent tota la setmana.

Hi ha coses que la invitació no recull, i val més dir-ho clar: al·lèrgies, menús, intoleràncies, transport o bressols. Això va en un full a part que gestioni qui organitza la jornada. La invitació no és un formulari de recursos humans; és la llista de qui ve, amb quina talla i en quin torn. Si l'equip està repartit entre països, el contingut es pot configurar en set idiomes.

El dia, contat en escenes

La invitació s'obre amb una portada amb la data i el nom de l'equip. Després ve una escena amb què es farà i amb qui, i una altra de logística: on es queda, què cal portar i a quina hora es tanca la jornada. Hi pots pujar fins a sis fotos del lloc o de l'edició anterior; marques quina fa de portada i s'encaixen soles al marc.

La invitació no et demana que hi vagis. Et demana la talla, el torn i el nom, que és el que et caldrà diumenge al matí.

Comença per la portada

Publica l'enllaç quan tinguis clar què preguntes. Si després canvies l'hora de plegar o el punt de trobada, edites la invitació i l'enllaç segueix sent el mateix: ningú no rep un segon missatge. Comença per la portada, prova-la gratis i configura les preguntes del RSVP abans de publicar. Per organitzar un voluntariat corporatiu ja tindràs prou feina aquell diumenge, sense anar perseguint confirmacions pel WhatsApp.