Invitacions per a un torneig de pàdel corporatiu: qui paga

Un dijous algú escriu al grup de l'equip: «Torneig de pàdel divendres que ve, 19:00, quatre pistes». Trenta-dues respostes amb un emoji i cap pregunta. Tres dies després arriba el càrrec del club i comença el problema: ningú no ha escrit qui paga les pistes, el picoteig ni la ronda de després.

Les invitacions d'esdeveniment corporatiu existeixen exactament per a això. No cal un contracte: cal una línia que digui què entra, què no i qui ho posa. Amb els números clars, la conversa amb el club va molt més de pressa.

Invitacions d'esdeveniment corporatiu: què encareix un torneig de pàdel

Abans de parlar de diners amb ningú, separa les partides. Un torneig de pàdel té tres costos que es mouen sols: les pistes, el menjar i els extres. Si els barreges en una sola xifra, no sabràs què pagues ni què pots retallar.

• Pistes per franja horària. Una pista a migdia no costa el mateix que quatre pistes un divendres de 19:00 a 21:00. Demana el preu per pista i hora en la franja en què jugareu de debò, no la més barata del club.
• Càtering per cobert i per tram. Un picoteig de peu amb dos cambrers no s'assembla a un sopar assegut amb servei. Deixa escrit què entra i fins a quina hora està pagat el personal.
• Extres que ningú pressuposta. Lloguer de pales, pilotes noves, un monitor que arbitri i l'assegurança de la instal·lació. Demana el preu tancat per escrit abans que la invitació surti de l'esborrany.
• Premis i so. Si hi ha brindis o parlaments, algú ha de portar so. Si el club no el té, o el llogues o el descartes; no ho deixis per a l'última setmana.

La frase que evita el grup de WhatsApp encès

Hi ha una línia que estalvia discussions: «pistes i picoteig a càrrec de l'empresa; la beguda de després, cadascú». Sense aquesta frase, algú acaba pagant la ronda de dotze persones i se'n recorda tot l'any.

Si els jugadors hi posen diners, digues per a què i com es recullen: «10 EUR per jugador per al pot del premi, es paga a recepció». Amb els acompanyants, el mateix: si pot venir algú que no juga, si compta cobert i si es queda només al brindis o també a la pista.

La invitació no és el decorat de l'esdeveniment: és el lloc on es diu qui paga i què entra.

Tres decisions abans d'enviar la invitació

Tanca places i data abans de res: 32 jugadors confirmats abans del dia 10 et deixen marge per passar de quatre pistes a tres i no pagar-ne una de buida. Pensa el format, perquè mou el pressupost més que el menjar: una americana demana més pistes i menys temps mort; unes eliminatòries, àrbitre i premis. I compara igual: demana al club dos pressupostos, un de tot inclòs i un altre amb extres desglossats, amb les mateixes línies als dos, i decideix després.

Amb això resolt, la part digital és la fàcil. Fes una invitació de Send The Joy (29,99 EUR, pagament únic, sense subscripció) i posa-hi l'hora de saque, el mapa del club, la música i les preguntes de confirmació. Les respostes arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació: qui juga, qui només ve a sopar i qui encara no ho sap. I si la reserva passa de la pista 3 a la 6, edites i el mateix enllaç ja ho mostra.