Invitacions per al tast de formatges corporatiu

Dimarts, dos quarts de set de la tarda. La formatgeria truca per tancar el nombre de taules i tu tens catorze persones al grup de WhatsApp que encara no han dit res. La invitació que vas enviar deia «dijous, tast de formatges» i prou. Ni hora, ni adreça, ni a qui avisar si algú no pot prendre llet.

Quan prepares invitacions per a un esdeveniment corporatiu, el que decideix la nit no és el disseny: són quatre dades. Hora d'inici i de fi, lloc exacte, una data límit per dir sí i un nom al qual escriure si hi ha una al·lèrgia. Si això no és a la invitació, ho acabes preguntant tu, un per un, el mateix dia.

Què ha de dir la invitació d'un tast de formatges corporatiu

Abans de confirmar el nombre de taules amb la formatgeria, algú ha de saber quants venen i qui arriba tard. La invitació ho resol si porta quatre coses: hora d'inici i de fi, adreça exacta amb mapa, una sola data límit per confirmar i un contacte per a les al·lèrgies. La resta —tipografia, colors, la foto de la sala— ve després.

• Hora d'inici i hora de fi. «19:30-21:00» deixa clar si després hi ha sopar o cadascú plega.
• Adreça exacta amb mapa i una nota sobre on aparcar. Qui surt de l'oficina a les sis ho mira un cop.
• Si hi ha vi, digues-ho, i afegeix que hi haurà alternativa sense alcohol. Qui condueix ho vol saber abans.
• Una única data límit per confirmar, ben visible a la portada. Dues dates són cap data.

Al·lèrgies i intoleràncies: un nom i una data, no una casella

En un tast de formatges la pregunta no és opcional. Abans de tancar la comanda amb la formatgeria necessites saber qui no pot prendre llet de vaca, qui evita els fruits secs i qui no menja gluten. Això no es pregunta la mateixa tarda al grup.

Escriu-ho a la portada, amb un nom i una data. Qui confirma sense dir res més ja té on escriure si més endavant li ve al cap. La conversa la continues tu, però amb dies per davant i no amb la taula ja parada.

Un enllaç que s'obre al mòbil, sense app ni PDF

Un PDF adjunt obliga a descarregar-lo, ampliar-lo i buscar l'adreça entre dues pàgines. Una invitació digital és una pàgina web: s'obre al navegador, es llegeix d'un cop i es respon des del mateix lloc on has llegit l'hora. El text es pot configurar per idioma, cosa pràctica si tens un client que ve de fora, i hi pots posar fins a sis fotos teves: la sala de tasts, la taula, els formatges.

La invitació no és el cartell de la festa: és la llista del que has de saber abans de comprar el formatge.

Confirmacions en una llista, i canvis sense reenviar res

Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada: veus qui ha dit sí, qui falta i quan toca donar el nombre a la formatgeria. Les preguntes del formulari les decideixes tu: nom, empresa, si ve amb acompanyant. Si el tast es mou a les vuit, canvies l'hora a l'editor i l'enllaç continua sent el mateix; ningú no ha de tornar a confirmar res. Si organitzes un tast per al teu equip o per als teus clients, comença per l'enllaç: es publica avui, es canvia quan calgui i les confirmacions segueixen arribant al mateix lloc.