Invitacions per a un sopar de gala benèfica amb subhasta

Falten quinze minuts per a les vuit i el mòbil no para. «Què ens hi posem?», «Quant costava el cobert?», «On s'aparca?». Tres persones diferents, tres preguntes que ja havies respost quan vas enviar les invitacions per a un sopar de gala benèfica amb subhasta. I tornen a arribar totes alhora, quan ja ets a la porta de casa.

El problema no és que la gent no llegeixi, sinó que la informació vivia en tres llocs. El codi de vestimenta, en una nota al mòbil; l'import del cobert, en un correu; l'ordre de la subhasta, en un full imprès. Una invitació digital ho reuneix en una pàgina que s'obre amb un enllaç i contesta abans que ningú no pregunti.

Invitacions per a un sopar de gala benèfica amb subhasta: el codi de vestimenta, a la portada

Escriu el codi amb nom i cognom: «etiqueta rigorosa: esmòquing i vestit llarg» o «black tie». Si ho deixes a mitges, aquella mateixa tarda tindràs tres missatges privats preguntant què vol dir exactament. Si la gala és en un jardí o en un pati de pedra, afegeix-hi el calçat a la mateixa línia: «catifa al saló, grava a l'entrada». I una nota de color ajuda més que una llista de prohibicions: «paleta fosca, el vermell el reservem per a les pujades».

• El rètol del codi de vestimenta: «etiqueta rigorosa» o «black tie», amb una nota de calçat si hi ha jardí.
• L'import del cobert i la data límit de pagament, a la mateixa pantalla que l'hora.
• L'ordre de la nit: copa, sopar, subhasta silenciosa, martell i brindis.
• Els lots amb el seu nom i una pregunta pròpia al formulari, per exemple «t'interessa pujar?».

El preu del cobert i les regles de la subhasta, abans del primer plat

Un número i un termini, sense franges: «cobert 120 € per persona, fins al 10 de març». Qui llegeix «consulta'ns-ho» no confirma, ho deixa per a després. I explica en una línia què hi entra: sopar de tres plats, vi de la casa i la subhasta posterior. Així ningú no ha de calcular si el taxi va inclòs. Si hi ha una fila zero per a qui no pot venir, posa-la a la mateixa pantalla i abans del botó de confirmar: el que no ve també suma.

La subhasta funciona millor si saps què es puja abans de seure a taula. Anomena els lots —«lot 1, cap de setmana a la costa; lot 2, sopar per a dos»— i aclareix el mecanisme en un paràgraf: papereta a cada taula o sobre tancat que es recull amb el cafè. No cal cap reglament de tres pàgines. I avisa del brindis: «a les 22:30, copa en mà, dos minuts, la presidenta de la fundació». Ningú no brinda quan toca: brinda quan li ho diuen. Una línia sobre fotos estalvia el flaix encès enmig del discurs: «sí a les fotos de taula, sense flaix durant les intervencions».

Una gala que funciona és la que no et fa preguntar res a un quart de vuit.

Canviar l'hora o el codi de vestimenta no obliga a reimprimir res

Si el brindis es mou mitja hora, edites i el mateix enllaç mostra la versió nova, sense sobres ni avisos un per un. Si el codi passa de «còctel» a «etiqueta», el canvi arriba a tothom amb un clic. I les confirmacions arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, amb les preguntes que hagis triat tu. Publica la invitació, envia l'enllaç i deixa que les respostes s'ordenin totes soles.