El transport a la invitació de sopar de gala: què cal dir

Dissabte a la tarda el mòbil no para. Dues persones truquen per saber si hi ha pàrquing, una tercera pregunta per quina porta s'entra i algú altre escriu al grup si el sopar és a les vuit o a dos quarts de nou. Tots tenen la invitació oberta. I a la invitació hi ha l'adreça i un mapa. Res més.

La gala comença abans del còctel, i comença amb aquestes trucades. Si no hi ha una línia que digui com s'arriba, quina porta es fa servir i a quina hora arrenca de veritat el sopar, cada convidat improvisa. I improvisar vol dir trucar-te a tu.

Indicar el transport a la invitació de sopar de gala no és posar un mapa

El mapa et deixa a la cantonada, no a la taula. Amb només l'adreça, cadascú resol la darrera passa com pot: guardar la ubicació al mòbil no diu on s'aparca, i qui arriba en taxi no sap per on entrar. Aquestes quatre coses sí que ajuden.

• Posa el nom exacte de l'entrada, sobretot si hi ha accés de pàrquing i accés de recepció: «Entrada pel pati, no per la porta del pàrquing».
• Afegeix una referència humana al costat del mapa: «davant de la rotonda, edifici de pedra» s'entén millor que unes coordenades.
• Escriu el trajecte des del punt de referència que tothom coneix: «20 minuts en cotxe, 35 en transport públic des del centre».
• Digues què passa amb el cotxe: si l'aparcament és petit, millor avisar que algú es quedi donant voltes a la rotonda.

L'hora d'arribada no és l'hora del sopar

Escriu les dues hores separades i deixa clar quina és quina. La gent busca aquesta informació el mateix dia, des del cotxe o des del metro, i no vol llegir la invitació sencera per trobar-la.

Si l'aparcament és limitat, posa-ho amb marge: «Places limitades, val la pena arribar 20 minuts abans». Sempre serà millor que un crit al grup a les vuit del vespre preguntant on deixar el cotxe.

Si algú ha de trucar per saber com arribar, la invitació encara no està acabada.

Si canvia el transport, canvia l'enllaç

Un canvi de punt de trobada o d'hora resolt en un xat de quaranta missatges es perd entre els missatges. Amb una invitació digital corregeixes l'hora, el mapa o la frase del transport, i els convidats veuen la versió actualitzada. El mateix enllaç, cap sobre reenviat i cap còpia impresa que llençar.

Una línia serveix a qui condueix i a qui no

Hi ha qui arriba en cotxe, qui ve en metro amb una altra parella i qui apareix amb un taxi. Una sola frase cobreix els tres casos: «aparcament gratuït a la porta; parada de transport a 5 minuts a peu». Posa-la a l'escena del lloc, sota l'adreça i abans de les preguntes de confirmació, on es llegeix de veritat. Revisa la teva invitació i mira si el transport hi és escrit o si només hi ha el mapa. Amb una invitació digital ho pots corregir en un minut i el mateix enllaç continua funcionant per a tothom.